Automatsko knjiženje

Automatsko knjiženje predstavlja postupak kojim se na osnovu dokumenata formiranih u različitim programskim modulima (RobPro, MatPro, Osnovna sredstva, Kadrovska evidencija/Plate) i na osnovu definisanih modela za automatsko knjiženje automatski formiraju finansijski nalozi u modulu za finansijsko knjigovodstvo FinProXP. Ovaj sistem isključuje potrebu za višestrukim unosom podataka u više programskih modula.

Sistem za automatsko knjiženje se sastoji od više delova i na više mesta se podešavaju parametri automatskog knjiženja. Sistem za automatsko knjiženje delom se oslanja na preddefinisana konta za automatsko knjiženje koja se definišu u delu setup-a opcija rada programa koje se odnose na finansijsko knjiženje. Sva konta koja se koriste za knjiženje, bilo da su ona navedena eksplicitno ili parametarski u okviru modela za knjiženje moraju biti definisana u okviru kontnog plana.

Više podataka o pravilima i principima vezanim za automatsko knjiženje možete naći ovde...

Automatsko knjiženje dokumenata vrše procedure za automatsko knjiženje koje se pokreću iz glavnog menija programskog modula za finansijsko knjigovodstvo FinPro XP pokretanjem odgovarajućih opcija podmenija Automatsko knjiženje, podmenija Unos podataka glavnog menija. Svaka opcija ovog menija omogućava da se deo podataka na koji se odnosi opcija automatski isknjiži u finansijsko knjigovodstvo. Ove funkcije funkcionišu na osnovu modela za automatsko knjiženje koji se definišu unutar setup-a opcija programa koji se odnosi na opšta podešavanja programa.

Modeli za automatsko knjiženje

Modeli za automatsko knjiženje dokumentacije definišu način na koji se za svaki pojedinačni dokument koji se može automatski knjižiti u finansijsko knjigovodstvo. On odredjuje način na koji se formira finansijski nalog koji odgovara datom dokumentu. Modeli paktično predstavljaju uputstvo za rad procedurama za automatsko knjiženje. Modele za automatsko knjiženje definiše korisnik na osnovu sopstvenih želja i potreba koristeći za to predviđen interface za unos.

Startovanjem opcije za definisanje modela za automatsko knjiženje pojavljuje se standardni dvoprozorski tabelarni pregled, s tim što se gornji prozor sa automatski popunjava spiskom svih dokumenata za koje je moguće korišćenje funkcija automatskog knjiženja. Jedan model za knjiženje odgovara jednoj vrsti dokumenta. Unos, ažuriranje, brisanje i pregled dokumenata iz ove funkcije nije moguć već je definisan unutar programa od strane programera. Moguće je samo uključivanje, odnosno isključivanje automatskog knjiženja odabrane vrste dokumenta. Ovo se radi klikom na dugme Isključi/uključi knjiženje u donjem levom uglu forme. Pritisak na ovo dugme ciklično menja stanje polja Knjižiti u gornjem prozoru dvoprozorskog tabelarnog pregleda.

U slučaju da je polje knjižiti postavljeno na Ne odabrana vrsta dokumenta neće biti uzimana u obzir prilikom automatskog knjiženja prilikom knjiženja opsega dokumenata.

Više informacija o korišćenju funkcija dvoprozorskog tabelarnog pregleda možete naći ovde...

Više podataka o osnovnom:

Aktiviranjem donjeg prozora klikom na njega ili pritiskom na taster <Tab> na tastaturi aktiviraju se dugmad za manipulaciju podacima, što nam omogućava manipulisanje stavkama modela za automatsko knjiženje. Svaka stavka modela za automatsko knjiženje predstavlja jedan stav knjiženja unutar finansijskog naloga koji će biti automatski formiran na osnovu modela za knjiženje i podataka konkretnog dokumenta.

Odabirom dugmeta za unos nove ili ažuriranje/pregled postojeće stavke modela otvara se prozor stavke modela za automatsko knjiženje. U gornjem delu prozora nalaze se informacije o dokumentu na koji se taj model odnosi.

Svaka stavka modela je predviđena da formira jedan stav knjiženja unutar finansijskog naloga koji se formira pri knjiženju dokumenta. Ovaj stav mora sadržati sve podatke stavke finansijskog naloga.

U slučaju da je u Setup-u opcija rada programa na tabu Int.podešavanja odabrano podešavanje BiH - Republika Srpska, knjiženje analitike komitenata vrši se na posebna analitička konta u zavisnosti od odabrane Oblasti (BiH entiteta) koji je odabran za korisnika u Šifarniku komitenata. Sintetička konta za oblast se postavljaju u Setup-u opcija rada programa na tabu FinPro pritiskom na dugme Podešavanje sintetičkih konta.

Takodje, ako je u Šifarniku artikala usluga odredjenom artiklu, odnosno usluzi pridružen odredjeni konto iz Kontnog plana, vrednost roba i usluga po toj šifri u unetim dokumentima u modulu RobProXP koja se automatski knjiže, biće isknjižena na taj konto.

U okviru definisanja stavke modela za automatsko knjiženje možemo definisati sledeća polja:

Polje	Opis
Sintetički	Sintetički deo konta. Ovaj deo konta može biti definisan eksplicitno ili unosom promenljive koja će u omogućiti da trenutku izvršavanja procedure za automatsko knjiženje polje analitički unutar finansijskog naloga bude popunjeno podacima iz dokumenta koji je predmet automatskog knjiženja. *Eksplicitno* Program omogućava knjiženje i direktno na sintetiku, grupu ili klasu, ali ona mora da bude ekplicitno definisana u kontnom planu. U slučaju da ne znate konto na koji želite da izvršite knjiženje, na raspolaganju vam je odgovarajuća asistent forma koju možete dobiti klikom na taster sa desne strane polja sa znakom , ili pritiskom na taster F12 dok je polje za unos aktivno. *Zamena* U slučaju da želite da ovo polje bude popunjeno konkretnim podacima iz dokumenta koji je predmet automatskog knjiženja, na raspolaganju su Vam specijalna promenljiva konta za automatsko knjiženje. U slučaju da ne znate specijalni promenljivi konto koji odgovara potrebama knjiženja, na raspolaganju vam je odgovarajuća asistent forma koju možete dobiti klikom na taster sa desne strane polja sa znakom , ili pritiskom na taster F11 dok je polje za unos aktivno.
Analitički	Analitički deo konta. Ovaj deo konta može biti definisan eksplicitno ili unosom promenljive koja će u omogućiti da trenutku izvršavanja procedure za automatsko knjiženje polje analitički unutar finansijskog naloga bude popunjeno podacima iz dokumenta koji je predmet automatskog knjiženja. *Eksplicitno* U slučaju da želite knjiženje direktno na sintetiku, grupu ili klasu ovo polje ostavite prazno.U slučaju da ne znate konto na koji želite da izvršite knjiženje, na raspolaganju vam je odgovarajuća asistent forma koju možete dobiti klikom na taster sa desne strane polja sa znakom , ili pritiskom na taster F12 dok je polje za unos aktivno. *Zamena* U slučaju da želite da ovo polje bude popunjeno konkretnim podacima iz dokumenta koji je predmet automatskog knjiženja, na raspolaganju su Vam specijalna promenljiva konta za automatsko knjiženje. U slučaju da ne znate specijalni promenljivi konto koji odgovara potrebama knjiženja, na raspolaganju vam je odgovarajuća asistent forma koju možete dobiti klikom na taster sa desne strane polja sa znakom , ili pritiskom na taster F11 dok je polje za unos aktivno.
Duguje/Potražuje	Treba odabrati opciju da li knjiženje ide na dugovnu ili potražnu stranu
Opis knjiženja	Tekstualni opis knjiženja.
Formula	Polje sa formulom po kojoj se knjiži odabrani stav knjiženja. Zbog specifičnosti sintakse SQL jezika i strukture i organizacije podataka unutar baze, ovo polje nije moguće ručno menjati, već je za to korisnik na raspolaganju poseban generator formula koji se poziva klikom na taster sa desne strane polja sa znakom .
Polje POPDV obrasca	Polje POPDV obrasca u koje će biti delegiran iznos unet u stavci naloga.U slučaju da je u Setup-u opcija rada programa na tabu Int.podešavanja, opcija Zemlja u kojoj radi odabrano podešena na Srbija, u formi je omogućen i unos polja obrasca POPDV na koji bi sume isknjižene po ovoj stavki modela trebalo da budu delegirane u slučaju da je u setup-u opcija rada programa odabrano da korisnik ima punu kontrolu nad generisanjem POPDV izveštaja. (Tab FinPro, opcija Način generisanja POPDV obrasca). U slučaju da ne znate tačnu oznaku polja POPDV obrasca, na raspolaganju vam je odgovarajuća asistent forma koju možete dobiti klikom na taster sa desne strane polja sa znakom

Generator formula

Formula za automatsko knjiženje stavke predstavlja deo komande SQL jezika koji se automatski prevodi i primenjuje u trenutku knjiženja stava modela automatskog knjiženja. Greška unutar formule bi automatski prouzrokovala pad programa koji se ne bi mogao izbeći, a njihovo ručno unošenje bi tražilo poznavanje unutrašnje strukture podataka unutar programa i baze podataka i dugotrajnu obuku korisnika. Zbog toga nije omogućeno ručno unošenje formule, već se formula unosi korišćenjem generatora.

Prozor generatora formula podeljen je na tri dela:

U gornjem delu nalaze se podaci u kom modelu dokumenta trenutno radimo.

U donjem delu se nalazi polje sa izgledom formule koja se trenutno unosi.

Srednji deo generatora formula je snabddeven kontrolama koje služe za unos - generisanje formule. Sa leve strane se nalaze polja koja su raspoloživa za korišćenje - unos u formulu. Ovaj spisak polja se automatski prilagođava izavranom modelu dokumenta i razlikuje se za svaki dokument. Sa desne strane se nalaze tasteri za pozivanje matematičkih funkcija koje se mogu primeniti na polja u formuli. Na polja u formuli mogu se primeniti četiri osnovne funkcije (+ za sabiranje, - za oduzimanje, * za množenje i / za deljenje) koje se mogu pozvati pritiskom na taster sa odgovarajućim znakom na ekranu ili tastaturi. TAkodje se mogu koristiti i zagrade. Generator automatski vodi računa o matematičkoj ispravnosti funkcije i neće dozvoliti nelogićnosti u unosu, kao na primer uzastopni unos polja bez unosa matematičke operacije izmedju njih i sl. U slučaju pogrešnog unosa, moguće je brisanje prethodno unetog polja/funkcije pritiskom na taster <-obriši na ekranu ili taster <-backspace na tastaturi. Uneta formula se automatski upisuje u formu za unos stavke modela za knjiženje pritiskom na taster OK, ali ne biva snimljena dok se ne snimi stavka modela.

Napomena: Program se inicijalno distribuira sa zbirkom modela za automatsko knjiženje najvažnijih dokumenata koja, po mišljenju autora programa odgovara najvećem broju korisnika, ali autor ne preuzima odgovornost za ispravnost ovih modela. Isključiva je odgovornost korisnika da ispravnost modela u odnosu na njegov način poslovanja proveri u praksi i na svojim podacima.

Procedure za automatsko knjiženje

Procedure za automatsko knjiženje dokumenata se koriste za automatsko formiranje finansijskih naloga u programskom modulu FinProXP na osnovu podataka unetih u konkretnim dokumentima unetim u dgugim programskim modulima programskog paketa BandD for Professionals XP, a na osnovu definisanih modela za automatsko knjiženje i parametara knjiženja podešenim u setup-u opcija programa.

Generalno, procedure automatskog knjiženja se mogu podesiti da se izvršavaju iz jednog i dva koraka.

Izvršavanje iz jednog koraka je podrazumevano podešavanje. Ono podrazumeva da se podaci svih modula fizički nalaze u istoj bazi podataka, bez ulaženja u fizičku topologiju mreže korisnika (LAN, WAN sa ili bez upotrebe VPN tunelling-a. Primenom ovog načina automatskog knjiženja program automatski proverava ispravnost svih parametara pre samog fizičkog knjiženja i mogućnost greške, odnosno blokiranja korisnika u sred knjiženja je svedena na minimum.

Knjiženje u dva koraka je predviđeno za korisnike koji nemaju mogućnost ili ne žele da podatke drže u jedinstvenoj bazi, već su im podaci različitih modula fizički odvojeni od podataka modula FinProXP. U ovom slučaju se u prvom koriaku knjiženja podaci pripremaju za prenos sa destinacije izvornog modula (na primer RobProXP) i formira baza sa podacima za automatsko knjiženje, a dokumenti markiraju da su automatski isnjiženi. Ove podatke je potrebno preneti na destinaciju gre s nalaze podaci modula FinProXP da bi se moglo pristupiti drugom koraku knjiženja - formiranju finansijskih naloga na osnovu modela. Pre ove faze se automatski proveravaju parametri konzistentnosti podataka koji mogu biti automatski provereni i u slučaju uočenih nedostataka, knjiženje biva prekinuto, a korisnik upozoren da nedostatke ispravi i ponovi knjiženje.

Korišćenje ovog načina knjiženja se ne preporučuje kada je to moguće jer kontrolu procesa unosa podataka i knjiženja u potpunosti mora da kontroliše korisnik, što može da dovede do problema u očuvanju konzistentnosti podataka. U slučaju da se korisnik odluču za ovu vrstu automatskog knjiženja preporučuje se kontakt sa autorima programa radi određivanja najefikasnije procedure čije bi poštovanje osiguralo ispravnost knjiženja.

U kombinaciji sa moćnostima knjiženja svakog dokumenta posebno ili opsega dokumenata izmedju dva datuma koji se postavlja u setup-u opcija programa, moguća su 4 glavna scenarija automatskog knjiženja:

Knjiženje jednog dokumenta u jednom koraku
Knjiženje opsega dokumenata u jednom koraku
Knjiženje jednog dokumenta u dva koraka
Knjiženje opsega dokumenata u dva koraka

1.Knjiženje jednog dokumenta u jednom koraku

U slučaju da je licenciran modul FinProXP i da je u setup-u opcija programa uključeno automatsko knjiženje pojedinačnog dokumenta (odabrana opcija Pojedinačni dokument ili Uključene obe varijante), a radi se o dokumentu za koji je predviđeno automatsko knjiženje, u standardnom dvoprozorskom tabelarnom pregledu dokumenta medju opcijama menija na dnu prozora, pojavljuje se i opcija Automatsko knjiženje. U slučaju da dokument nije prethodno automatski isknjižen ova opcija je crvene boje i može biti aktivirana klikom na tekst ili kombinacijom tastera <Ctrl> + <F>. U slučaju da je dokument već prethodno automatski isknjižen ova opcija neće biti dostupna, a tekst će biti sive boje.

U slučaju aktiviranja ove opcije, pojavljuje se zahtev za potvrdu automatskog knjiženja dokumenta. Podrazumevana opcija izbora ovog prozora je No. U slučaju odabira opcije Yes, program automatski pristupa proveri mogućnosti knjiženja dokumenta i posle toga automatskom knjiženju dokumenta.

U slučaju da dokument nije prošao proveru pre automatskog knjiženja pojaviće se prozor sa uočenim greškama i zahtevom da korisnik ispravi greške i ponovi knjiženje dokumenta, a automatsko knjiženje dokumenta će biti prekinuto. Više podataka o proveri dokumenta pre knjiženja možete naći ovde...

Potvrda automatskog knjiženja dokumenta

U slučaju da je dokument prošao inicijalnu proveru podataka i da je automatsko knjiženje uspešno završeno, pojaviće se nova poruka sa informacijom da je dokument uspešno isknjižen i brojem finansijskog naloga na koji je knjiženje prema unetom modelu za automatsko knjiženje isknjižen.

Automatski isknjižen dokument nije moguće više naknadno menjati niti ponovo knjižiti. Dugme Automatsko knjiženje na standardnom dvoprozorskom tabelarnom pregledu i mogućnost odabira kombinacijom tastera automatski bivju deaktivirani, a dokument neće biti uvršten u spisak dokumenata za automatsko knjiženje ni prilikom eventualnog knjiženja opsega dokumenata (u slučaju da je u setup-u opcija programa odabrana opcija Pojedinačni dokument ili Uključene obe varijante.

2.Knjiženje opsega dokumenata u jednom koraku

U slučaju da je licenciran modul FinProXP i da je u setup-u opcija programa uključeno automatsko knjiženje opsega dokumenata sa datumom dokumeta izmedju dva datuma (odabrana opcija Vremenski interval ili Uključene obe varijante), u programu je omogućeno startovanje funkcije za automatsko knjiženje opsega dokumenata, t.j. više dokumenata odjednom. Ova funkcija može biti odabrana iz podmenija Unos podataka glavnog menija programskog modula FinProXP - podmeni Automatsko knjiženje, ili odabirom opcije Automatsko knjiženje podmenija Održavanje glavnog menija, drugih programskih modula u kojima je omogućeno automatsko knjiženje dokumentacije. U slučaju da iz tog modula nije moguće automatsko knjiženje dokumentacije u programski modul FinProXP, ova opcija će biti onemogućena za odabir.

U slučaju aktiviranja ove opcije, pojavljuje se zahtev za potvrdu automatskog knjiženja više dokumenata sa zahtevom za unos parametara knjiženja i to:

Knjiženje dokumenata za period Potrebno je uneti početni i krajnji datum izmedju kojih treba isknjižiti dokumenta, odnosno na osnovu kojih treba formirati finansijske naloge. Procedura automatskog knjiženja je podešena da uzima u obzir za knjiženje sva dokumenta koja nisu automatski isknjižena izmedju dva datuma, uključujući i dokumenta čiji je datum dokumenta jednak zadatom minimalnom ili maksimalnom datumu. U slučaju da je dokument isknjižen u nekom od prethodnih automatskih knjiženja, neće biti uzet u obzir.

Datum automatski formiranog naloga U slučaju knjiženja iz jednog koraka, automatski se formira jedan ili više finansijskih naloga sa sledećim slobodnim brojevima finansijskog naloga i datumom naloga koji se unese u ovom polju.

Procedura za automatsko knjiženje više dokumenata u slučaju rada u mrežnom okruženju predpostavlja da eventualni ostali korisnici u mreži izadju iz programa radi omogućavanja automatskog snimanja rezervnih kopija podataka.

U slučaju da je program podešen da radi kao klijentska ili server instalacija, na mreži svi korisnici osim korisnika koji sprovodi automatsko knjiženje, treba da izadju iz programa pre klika na dugme OK.

Potvrda automatskog knjiženja dokumenta u vremenskom opsegu

Procedura formira jedan ili više finansijskih naloga u skladu sa podešavanjima automatskog knjiženja postavljenim u Setup-u opcija rada programa - tab Podešavanje programa. U slučaju da su uključene opcije Deli naloge po organizacionim jedinicama ili Deli naloge po dokumentima, biće formirano više naloga, to jest za svaku organizacionu jedinicu i/ili svaku različitu vrstu dokumenta koji se pojavljuju unutar opsega podataka za knjiženje.

Klikom na dugme OK pokreće se procedura za automatsko knjiženje. Pre otpočinjanja same procedure, korisnik će još jednom biti upozoren da je započeo automatsko knjiženje i biće mu tražena potvrda automatskog knjiženja dokumenata. Podrazumevana opcija izbora ovog prozora je No. U slučaju odabira opcije Yes, program automatski pristupa proveri mogućnosti knjiženja dokumenta i posle toga automatskom knjiženju dokumenta. Pre otpočinjanja samog automatskog knjiženja automatski se snima rezervna kopija podataka. Ova kopija se snima u folder sa datumom snimanja u nazivu foldera. U slučaju da snimanje rezervne kopije nije uspešno snimljeno, korisnik će biti upozoren da snimanje rezervne kopije nije uspelo i da je potrebno da ga ponovi, ali će biti omogućen nastavak automatskog knjiženja na odgovornost korisnika.

Automatsko knjiženje u slučaju knjiženja opsega dokumenata se sastoji iz jprovere podataka pre knjiženja i, u slučaju da su podaci u redu, automatskog knjiženja dokumentacije. U slučaju da jedan ili više dokumenata nije prošao proveru pre automatskog knjiženja pojaviće se prozor sa uočenim greškama i zahtevom da korisnik ispravi greške i ponovi knjiženje dokumenta, a automatsko knjiženje dokumenata će biti prekinuto. Više podataka o proveri dokumenta pre knjiženja možete naći ovde...

U slučaju da je automatsko knjiženje uspešno završeno, korisnik će biti obavešten od strane programa informacijom koja će sadržati i broj automatsko formiranog finansijskog naloga. U slučaju automatskog knjiženja u jednom koraku automatsko se formira finansijski nalog sa prvim sledećim slobodnim brojem naloga i na njega po modelima za knjiženje knjiže svi dokumenti iz odabranog opsega podataka.

U slučaju da je program prijavio grešku prilikom faze samog automatskog knjiženja potrebno je kontaktirati službu tehničke podrške proizvodjača i obustaviti dalji rad do odziva tehničke službe.

3.Knjiženje jednog dokumenta u dva koraka

Knjiženje dokumenta iz dva koraka se sastoji od sledećih koraka :

Prvi korak - priprema podataka u programskom modulu koji je izvor podataka
Medjukorak - ručni prenos podataka izmedju dve destinacije (destinacije na kojoj se nalazi modul koji je izvor podataka i destinacije gde se nalazi programski modul FinProXP
Drugi korak - automatsko formiranje finansijskog naloga na osnovu prenetih podataka

Bez obzira na to da li se knjiži jedan dokument ili opseg dokumenata, druga dva koraka knjiženja se ne razlikuju, t.j. ostaju ista.

Treba obratiti pažnju da u kopijama programa na obe destinacije podešavanja programa u setup-u opcija programa moraju biti uskladjena. Ova vrsta automatskog knjiženja zavisi u mnogome od obučenosti i akcija korisnika te je od esencijalne važnosti da korisnik zna šta radi, kao i da u potpunosti ispoštuje proceduru !!!

::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

4.Knjiženje opsega dokumenata u dva koraka

Knjiženje dokumenta iz dva koraka se sastoji od sledećih koraka :

Prvi korak - priprema podataka u programskom modulu koji je izvor podataka
Medjukorak - ručni prenos podataka izmedju dve destinacije (destinacije na kojoj se nalazi modul koji je izvor podataka i destinacije gde se nalazi programski modul FinProXP
Drugi korak - automatsko formiranje finansijskog naloga na osnovu prenetih podataka

Bez obzira na to da li se knjiži jedan dokument ili opseg dokumenata, druga dva koraka knjiženja se ne razlikuju, t.j. ostaju ista.

::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

Specijalna promenljiva konta za automatsko knjiženje

Podaci stavke modela za knjiženje, u zavisnosti od svoje vrste mogu se unositi eksplicitno ili pomoću promenljivih, koje će u trenutku izvršavanja procedura za automatsko knjiženje biti zamenjene konkretnim podacima iz dokumenta koji je predmet automatskog knjiženja. U slučaju da je potrebno ubacivanje konkretnih podataka iz dokumenta koji se knjiži u polje analitika, koriste se specijalna promenljiva konta za automatsko knjiženje. Ova konta se koriste kada je potrebno deljenje po analitikama, na primer, ako prilikom knjiženja kalkulacije želimo da izvršimo knjiženje na analitički konto konkretnog dobavljača i analitički konto zaliha konkretnog magacina.

Za ovu svrhu se prilikom otvaranja novog komitenta u Šifarniku komitenata automatski otvaraju odgovarajuća konta komitenta kao dobavljača, kupca, konta datih i primljenih avansa u Kontnom planu. Analitički konto kupca u Kontnom planu je isti kao i njegova šifra u Šifarniku komitenata.

Kao specijalna promenljiva konta za automatsko knjiženje definisana su sledeća konta:

Konto	Opis
SIFKOM	Šifra/ analitički konto komitenta
SIFOJ	Šifra/ analitički konto organizacione jedinice (magacina/prodavnice). Ova promenljiva se koristi kod većine dokumenata.
SIFOJ2	Šifra/ analitički konto organizacione jedinice (magacina/prodavnice). Ova promenljiva se koristi kod dokumenata koji u isto vreme rade sa dve organizacione jedinice - razdužuju jednu i zadužuju drugu. U pitanju su interni prenosi - deostavnice u veleprodaji i maloprodaji, odnosno interna otmprenica iz VP u MP i povratnica iz MP u VP

Automatska provera podataka dokumenta pre automatskog knjiženja

Procedure za automatsko knjiženje dokumenata se automatski startuju pre svakog pokušaja automatskog knjiženja dokumenta, bez obzira o kom se od četiri osnovna načina automatskog knjiženja radi.

Ova provera se vrši radi minimnizacije mogućnosti neuspešnog knjiženja zbog greške u podacima, procedura automatski proverava više parametara pre nego dopusti automatsko knjiženje i to:

Da li postoji validan model za knjiženje odabranog dokumenta
Da li postoji unet odgovarajući konto u kontnom planu.

Provera konta u kontnom planu je dubinska provera koja se odnosi kako na eksplicitno uneta konta za knjiženje, tako i na specijalna promenljiva konta za automatsko knjiženje. U slučaju da je eksplicitno unet odredjeni konto (grupa, klasa, sintetika ili sintetika sa analitikom) u modelu za knjiženje, procedura će proveriti da li je eksplicitno unet odgovarajući konto u kontnom planu. U slučaju da je kao analitički konto naveden jedan od specijalnih promenljivih konta za automatsko knjiženje, u kontnom planu će biti potražen konto sa sintetikom eksplicitno navedenom u modelu za automatsko knjiženje i analitikom koja odgovara specijalnom promenljivom kontu za knjiženje i podacima dokumenta.

U slučaju da program uoči da neki od traženih podataka nije definisan, biće prijavljeno da je prilikom provere podataka uočena greška, a odmah zatim prikazan spisak uočenih grešaka u obliku dokumenta na slici.

Ovakav automatski generisan dokumen moguće je odštampati na štampaču pre zatvaranja.

U slučaju da podaci dokumenata koji su predvidjeni za automatsko knjiženje nisu prošli proveru, potrebno je ispraviti greške i ponovo startovati knjiženje.

Napomena: Pri svakom startovanju procedure za automatsko knjiženje podaci se ponovo proveravaju, tako da u specijalnom slučaju može da se desi da se posle ispravke jedne greške pojavi neka druga greška u podacima koju je potrebno naknadno ispraviti.

Prijavljene greške ne predstavljaju greške u programu za koje su odgovorni autori programa, već nelogičnosti u podacima unetim od strane korisnika programa. Naravno, u slučaju potrebe korisniku je uvek na raspolaganju služba tehničke podrške proizvodjača.

Modeli za knjiženje izvoda

Modeli za knjiženje izvoda definišu način na koji se za svaka pojedinačna šifra plaćanja može automatski knjižiti u finansijsko knjigovodstvo. On odredjuje način na koji se formira finansijski nalog koji odgovara datoj šifri plaćanja. Modeli paktično predstavljaju uputstvo za rad proceduri za automatsko knjiženje izvoda. Modele za automatsko knjiženje definiše korisnik na osnovu sopstvenih želja i potreba koristeći za to predviđen interface za unos.

Startovanjem opcije za definisanje modela za automatsko knjiženje pojavljuje se standardni dvoprozorski tabelarni pregled, s tim što se gornji prozor sa automatski popunjava spiskom svih propisanih šifri plaćanja. Jedan model za knjiženje odgovara jednoj šifri plaćanja. Unos, ažuriranje, brisanje i pregled definisanih šifri plaćanja iz ove funkcije nije moguć već je definisan unutar programa od strane programera. Mo

Više informacija o korišćenju funkcija dvoprozorskog tabelarnog pregleda možete naći ovde...

Više podataka o osnovnom:

Aktiviranjem donjeg prozora klikom na njega ili pritiskom na taster <Tab> na tastaturi aktiviraju se dugmad za manipulaciju podacima, što nam omogućava manipulisanje stavkama modela za knjiženje izvoda. Svaka stavka modela za automatsko knjiženje izvoda predstavlja jedan stav knjiženja unutar finansijskog naloga koji će biti automatski formiran na osnovu modela za knjiženje i podataka konkretne šifre plaćanja.

Odabirom dugmeta za unos nove ili ažuriranje/pregled postojeće stavke modela otvara se prozor stavke modela za automatsko knjiženje izvoda. U gornjem delu prozora nalaze se informacije o dokumentu na koji se taj model odnosi.

U slučaju da je u Setup-u opcija rada programa na tabu Int.podešavanja odabrano podešavanje BiH - Republika Srpska, knjiženje analitike komitenata vrši se na posebna analitička konta u zavisnosti od odabrane Oblasti (BiH entiteta) koji je odabran za korisnika u Šifarniku komitenata. Sintetička konta za oblast se postavljaju u Setup-u opcija rada programa na tabu FinPro pritiskom na dugme Podešavanje sintetičkih konta.

U okviru definisanja stavke modela za automatsko knjiženje možemo definisati sledeća polja:

Polje	Opis
Sintetički	Sintetički deo konta. Ovaj deo konta može biti definisan eksplicitno ili unosom promenljive koja će u omogućiti da trenutku izvršavanja procedure za automatsko knjiženje polje analitički unutar finansijskog naloga bude popunjeno podacima iz dokumenta koji je predmet automatskog knjiženja. *Eksplicitno* Program omogućava knjiženje i direktno na sintetiku, grupu ili klasu, ali ona mora da bude ekplicitno definisana u kontnom planu. U slučaju da ne znate konto na koji želite da izvršite knjiženje, na raspolaganju vam je odgovarajuća asistent forma koju možete dobiti klikom na taster sa desne strane polja sa znakom , ili pritiskom na taster F12 dok je polje za unos aktivno. *Zamena* U slučaju da želite da ovo polje bude popunjeno konkretnim podacima iz dokumenta koji je predmet automatskog knjiženja, na raspolaganju su Vam specijalna promenljiva konta za automatsko knjiženje. U slučaju da ne znate specijalni promenljivi konto koji odgovara potrebama knjiženja, na raspolaganju vam je odgovarajuća asistent forma koju možete dobiti klikom na taster sa desne strane polja sa znakom , ili pritiskom na taster F11 dok je polje za unos aktivno.
Analitički	Analitički deo konta. Ovaj deo konta može biti definisan eksplicitno ili unosom promenljive koja će u omogućiti da trenutku izvršavanja procedure za automatsko knjiženje polje analitički unutar finansijskog naloga bude popunjeno podacima iz dokumenta koji je predmet automatskog knjiženja. *Eksplicitno* U slučaju da želite knjiženje direktno na sintetiku, grupu ili klasu ovo polje ostavite prazno.U slučaju da ne znate konto na koji želite da izvršite knjiženje, na raspolaganju vam je odgovarajuća asistent forma koju možete dobiti klikom na taster sa desne strane polja sa znakom , ili pritiskom na taster F12 dok je polje za unos aktivno. *Zamena* U slučaju da želite da ovo polje bude popunjeno konkretnim podacima iz dokumenta koji je predmet automatskog knjiženja, na raspolaganju su Vam specijalna promenljiva konta za automatsko knjiženje. U slučaju da ne znate specijalni promenljivi konto koji odgovara potrebama knjiženja, na raspolaganju vam je odgovarajuća asistent forma koju možete dobiti klikom na taster sa desne strane polja sa znakom , ili pritiskom na taster F11 dok je polje za unos aktivno.
Duguje/Potražuje	Treba odabrati opciju da li knjiženje ide na dugovnu ili potražnu stranu