Tabelarni pregledi podataka

Za pregled podataka u šifarnicima, dokumentima i većini izveštaja koriste se tabelarni pregledi podataka. Ovi pregledi mogu biti standardni i nestandardni tabelarni pregledi podataka. Od standardnih tabelarnih pregleda postoje:

• Jednoprozorski tabelarni pregled  - koristi se pri pregledu jedne tabele podataka, na primer u šifarnicima i pregledima kao što su lager liste itd.
• Dvoprozorski tabelarni pregled - koristi se za istovremeni pregled više vezanih tabela, na primer pri unosu dokumenata
• Dvoprozorski tabelarni izveštaj - koristi se za istovremeni pregled više dokumenata iz opsega izveštaja u nizu
• Tablarni pregled eksternog modula Fiskalna kasa - koristi se za unos fiskalnih računa u eksternom modulu Fiskalna kasa

U ovom delu help fajla takodje možete saznati više o ugradjenom sistemu za pretraživanje unutar tabelarnih pregleda kao i standardizovanim procedurama za:

• unos zapisa
• ažuriranje (promenu) zapisa
• brisanje zapisa
• pregled zapisa
• štampanje dokumenata
• automatski prevodilac
• unos/odabir serijskih brojeva
• povezivanje eksternih dokumenata

Takodje možete naći i informacije o asistent formamaza unos podataka,  asistent formama za unos datuma i asistent formama za unos meseca.

Na kraju opisan je i rad sa formama sistema za unos/odabir serijskih brojeva za artikle koji su predviđeni za praćenje primljenih/izdatih jedinica artikla po serijskom broju.

Jednoprozorski tabelarni pregled

U slučaju da tabela ima više redova sa podacima nego što može da stane na ekran, sa desne strane će se pojaviti vertikalni scroll bar sa strelicama gore i dole. Klikom na strelice podaci se skroluju na gore ili na dole.

U slučaju da sve kolone tabele ne mogu da stanu na ekran, u donjem delu tabele pojaviće se horizontalni scroll bar sa tasterima levo i desno. Klikom na strelice, podaci se skroluju levo ili desno.

Pored kretanja kroz podatke korišćenjem miša, za većinu namena unutar programa mogu se koristiti i prečice na tastaturi čiji opis možete naći ovde...   

Na dnu tabele nalazi se data kontrola koja omogućava kretanje kroz podatke i daje informaciju koliko redova ima u tabeli i na kom se redu (zapisu tabele) trenutno nalazimo. Ova informacija data je u vidu broja x/xx, gde je x zapis na kome se nalazimo, a xx ukupan broj zapisa koji se nalaze u tabeli.

U slučaju mrežnog radnog okruženja, u setup-u programa može se uključiti automatsko osvežavanje podataka u tabelarnim pregledima posle odredjenog vremenskog perioda (broja sekundi). Ovim se osigurava da su promene koje unesu drugi korisnici mrežnog okruženja automatski vidljive unutar tabelarnih pregleda.

3. U donjem delu ekrana nalaze se obično osnovni/dodatni podaci koji se odnose ili na zapis na kome se trenutno nalazimo (obično u šifarnicima) ili zbirno za celu tabelu (obično u izveštajima). Ispod njih nalaze se dugmad koja služe za pozivanje osnovnih funkcija za rad sa podacima.

	- poziva funkciju za dodavanje novog zapisa. Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <(Ins)ert>.
	- poziva funkciju za ažuriranje (menjanje) već unetog zapisa. Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <Enter> ili dvostrukim klikom miša direktno na zapis koji  želimo da promenimo.
	- poziva funkciju za brisanje zapisa na kome se nalazimo. Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <(Del)ete>.
	- poziva funkciju za pregled zapisa na celom ekranu. Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <Space> (razmaknica).
	- poziva funkciju za pregled štampane verzije izveštaja. Funkcija se može pozvati i pritiskom na kombinaciju tastera <Ctrl> + <P>
	-izlazi iz pregleda.Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <(Esc)ape>

Sva dugmad i sve prečice na tastaturi ne moraju biti aktivna na svim formama. Takodje, pojedine forme mogu biti snabdevene dodatnom dugmadi koja se mogu pozivati klikom miša i/ili drugim prečicama na tastaturi.

Dvoprozorski tabelarni pregled

U svakoj od tabela u prvom redu nalazi se zaglavlje tabele sa imenima polja, a ispod se nalaze redovi sa već unetim podacima. Tabela sa zaglavljima dokumenta se dobija inicijalno sortirana obično po broju ili datumu dokumenta.  Tabela se može naknadno složiti po bilo kojoj koloni tako što se klikne na zaglavlje kolone. Klikom na zaglavlje kolone, tabela će automatski biti složena po toj koloni po rastućem redosledu. Ako ponovo kliknemo na zaglavlje iste kolone, program će je ponovo presložiti, ali sada po opadajućem redosledu. Kombinovanjem ovakvog sortiranja i ugradjenog sistema za pretraživanje podataka, nalaženje bilo kog podatka je lak zadatak.

Pored funkcija za sortiranje i pretraživanje, na raspolaganju je i finkcija za filtriranje sadržaja tebele po bilo kom polju tabelarnog pregleda. U dvoprozorskom tabelarnom pregledu se filtriranje može raditi u obe tabele sa podacima pojedinačno, a može se koristiti i kompinacija filtera u gornjem i donjem prozoru.

U slučaju da bilo koja od tabela ima više redova sa podacima nego što može da stane na ekran, sa desne strane će se pojaviti vertikalni scroll bar sa strelicama gore i dole. Klikom na strelice podaci se skroluju na gore ili na dole.

U slučaju da sve kolone tabele ne mogu da stanu na ekran, u donjem delu tabele pojaviće se horizontalni scroll bar sa tasterima levo i desno. Klikom na strelice, podaci se skroluju levo ili desno.

Pored kretanja kroz podatke korišćenjem miša, za većinu namena unutar programa mogu se koristiti i prečice na tastaturi čiji opis možete naći ovde...

Sve prečice na tastaturi, kao i akcije koje se izvršavaju klikom na dugme odnose se na trenutno aktivnu tabelu. U jednom trenutku može biti aktivna ili tabela sa zaglavljima dokumenata ili tabela sa stavkama dokumenta. Aktivna tabela označena je postojanjem tamnog okvira oko nje. Ako je aktivna tabela sa zaglavljima oko nje će postojati taman okvir. Klikom na tabelu može se postaviti da je ona aktivna, a pritiskanjem tastera <Tab> na tastaturi, naizmenično se označava jedna ili druga tabela za aktivnu tabelu.  

Na dnu svake od tabela nalazi se data kontrola koja omogućava kretanje kroz podatke i daje informaciju koliko redova ima u tabeli i na kom se redu (zapisu tabele) trenutno nalazimo. Ova informacija data je u vidu broja x/xx, gde je x zapis na kome se nalazimo, a xx ukupan broj zapisa koji se nalaze u tabeli.

U slučaju mrežnog radnog okruženja, u setup-u programa može se uključiti automatsko osvežavanje podataka u tabelarnim pregledima posle odredjenog vremenskog perioda (broja sekundi). Ovim se osigurava da su promene koje unesu drugi korisnici mrežnog okruženja automatski vidljive unutar tabelarnih pregleda.

3. U donjem delu ekrana nalaze se dugmad koja služe za pozivanje osnovnih funkcija za rad sa podacima. Funkcije koje ova dugmad pozivaju (osim dugmadi Štampanje i Izlaz) odnose se na trenutno aktivnu tabelu. Na primer, ako je aktivna tabela sa zaglavljima dokumenata dugme Novi zapis otvoriće formu za unos novog dokumenta, a ako je aktivna forma sa stavkama dokumenta isto dugme otvoriće formu za unos nove stavke dokumenta.

	- poziva funkciju za dodavanje novog zapisa (dokumenta ili stavke dokumenta). Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <(Ins)ert>.
	- poziva funkciju za ažuriranje (menjanje) već unetog zapisa (dokumenta ili stavke dokumenta). Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <Enter> ili dvostrukim klikom miša direktno na zapis koji  želimo da promenimo.
	- poziva funkciju za brisanje zapisa na kome se nalazimo (dokumenta ili stavke dokumenta). Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <(Del)ete>.
	- poziva funkciju za pregled zapisa na celom ekranu (dokumenta ili stavke dokumenta). Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <Space> (razmaknica).
	- poziva funkciju za pregled štampane verzije dokumenta. Funkcija se može pozvati i pritiskom na kombinaciju tastera <Ctrl> + <P>
	-izlazi iz pregleda.Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <(Esc)ape>

U slučaju da je licenciran modul FinProXP i da je u setup-u opcija programa uključeno automatsko knjiženje pojedinačnog dokumenta, a radi se o dokumentu za koji je predviđeno automatsko knjiženje, pri pregledu stavki pojavljuje se i opcija Automatsko knjiženje. U slučaju da dokument nije prethodno automatski isknjižen ova opcija je crvene boje i može biti aktivirana klikom na tekst ili kombinacijom tastera <Ctrl> + <F>. U slučaju da je dokument već prethodno automatski isknjižen ova opcija neće biti dostupna, a tekst će biti sive boje. Više podataka o procedurama automatskog knjiženja možete naći ovde...

U desnom donjem uglu ekrana dvoprozorskog tabelarnog prikaza, levo od dugmeta Štampanje, nalazi se dugme S/N. Ovo dugme se koristi za aktiviranje sistema za unos/odabir serijskih brojeva. Ovo dugme je aktivno samo u slučaju da je kursor unutar donjeg prozora tabelarnog pregleda pozicioniran na artiklu za koji se uključen rad sa serijskim brojevima unutar Šifarnika artikala/usluga. Status unosa serijskih brojeva za taj dokument i artikal može se zaključiti po izgledu-boji dugmeta:

	- dugme sive boje	opcija je neaktivna (najverovatnije artikal nije predviđen za praćenje serijskih brojeva ili je aktivan gornji prozor)
	- dugme crvene boje	nije definisan ni jedan serijski broj vezan za ovu stavku dokumenta
	- dugme žute boje	broj definisanih serijskih brojeva pridruženih artiklu je manji od količine artikla na dokumentu (nisu uneti svi serijski brojevi)
	- dugme plave boje	uneti su serijski brojevi za celokupnu količinu artikla po dokumentu

Više podataka o sistemu za unos/odabir serijskih brojeva možete naći ovde...

U slučaju da se radi o dokumentu kojim se vrši prijem robe u VP magacin ili prodavnicu klikom na ikonicu se ulazi u proceduru za štampanje nalepnica sa podacima roba koje se nalaze na dokumentu. Klikom na ikonicu se ulazi u funkciju za pregled štampane verzije dokumenta na ekranu.

U slučaju da se radi o dokumentu koji je predviđen za štampu na fiskalnim uređajima i da je uključena opcija VP fiskalni račun u setup-u opcija programa (tab Podešavanje programa), u desnom donjem uglu ekrana dvoprozorskog tabelarnog prikaza, levo od dugmeta Štampanje i dugmeta za odabir serijskih brojeva, pojaviće se dugme . Klikom na ovo dugme ili odabirkom kombinacije tastera Ctrl+K na tastaturi  fiskalni isečak se štampa na fiskalnom uredjaju. Više podataka o štampanju fiskalnih dokumenata iz veleprodaje možete naći ovde...

Sva dugmad i sve prečice na tastaturi ne moraju biti aktivna na svim formama. Takodje, pojedine forme mogu biti snabdevene dodatnom dugmadi koja se mogu pozivati klikom miša i/ili drugim prečicama na tastaturi.

Dvoprozorski tabelarni izveštaj

Tabele  se dobijaju inicijalno sortirane obično po kontu, šifri ili datumu.  Tabele se mogu naknadno složiti po bilo kojoj koloni tako što se klikne na zaglavlje kolone. Klikom na zaglavlje kolone, tabela će automatski biti složena po toj koloni po rastućem redosledu. Ako ponovo kliknemo na zaglavlje iste kolone, program će je ponovo presložiti, ali sada po opadajućem redosledu. Kombinovanjem ovakvog sortiranja i ugradjenog sistema za pretraživanje podataka, nalaženje bilo kog podatka je lak zadatak. Pored funkcija za sortiranje i pretraživanje, na raspolaganju je i finkcija za filtriranje sadržaja tebele po bilo kom polju tabelarnog pregleda.

U slučaju da bilo koja od tabela ima više redova sa podacima nego što može da stane na ekran, sa desne strane će se pojaviti vertikalni scroll bar sa strelicama gore i dole. Klikom na strelice podaci se skroluju na gore ili na dole.

U slučaju da sve kolone tabele ne mogu da stanu na ekran, u donjem delu tabele pojaviće se horizontalni scroll bar sa tasterima levo i desno. Klikom na strelice, podaci se skroluju levo ili desno.

Pored kretanja kroz podatke korišćenjem miša, za većinu namena unutar programa mogu se koristiti i prečice na tastaturi čiji opis možete naći ovde...

Sve prečice na tastaturi, kao i akcije koje se izvršavaju klikom na dugme odnose se na trenutno aktivnu tabelu. U jednom trenutku može biti aktivna ili tabela sa grupama podataka (leva tabela) ili tabela sa stavkama izveštaja (desna tabela). Aktivna tabela označena je postojanjem tamnog okvira oko nje. Ako je aktivna tabela sa zaglavljima oko nje će postojati taman okvir. Klikom na tabelu može se postaviti da je ona aktivna, a pritiskanjem tastera <Tab> na tastaturi, naizmenično se označava jedna ili druga tabela za aktivnu tabelu.  

Na dnu desne tabele nalazi se data kontrola koja omogućava kretanje kroz podatke i daje informaciju koliko redova ima u tabeli i na kom se redu (zapisu tabele) trenutno nalazimo. Ova informacija data je u vidu broja x/xx, gde je x zapis na kome se nalazimo, a xx ukupan broj zapisa koji se nalaze u tabeli.

U slučaju mrežnog radnog okruženja, u setup-u programa može se uključiti automatsko osvežavanje podataka u tabelarnim pregledima posle odredjenog vremenskog perioda (broja sekundi). Ovim se osigurava da su promene koje unesu drugi korisnici mrežnog okruženja automatski vidljive unutar tabelarnih pregleda.

3. U donjem delu ekrana sa leve strane nalaze se obično sumirani brojčani podaci koji se odnose na odredjene kolone kartice koja je trenutno aktivna, a sa desne strane nalaze se dugmad Štampanje i Izlaz.  

	- poziva funkciju za pregled štampane verzije dokumenta. Funkcija se može pozvati i pritiskom na kombinaciju tastera <Ctrl> + <P>. Ova procedura štampa samo trenutno aktivnu karticu.
	-izlazi iz pregleda. Funkcija se može pozvati i pritiskom na taster <(Esc)ape>

Sva dugmad i sve prečice na tastaturi ne moraju biti aktivna na svim formama. Takodje, pojedine forme mogu biti snabdevene dodatnom dugmadi koja se mogu pozivati klikom miša i/ili drugim prečicama na tastaturi.

Tabelarni pregled eksternog modula Fiskalna Kasa

Tabelarni pregled eksternog modula Fiskalna kasa je specijalizovana forma koja se koristi za unos podataka o prodaji potrebnih za formiranje fiskalnih računa.

Izgled ovog ekrana zavisi od podešavanja opcije Mod rada u Setup-u programa. Ova opcija se podešava na tab-u Interface. Način rada, tasteri i većina opcija su identični u oba moda rada, sem opcija koje su karakteristične za ugostiteljsku delatnost (na.pr. rad sa stolovima u restoranskom modu).  Na Slici 1, je prikazan izgled glavnog ekrana - tabelarnog pregleda računa u modu rada Maloprodaja, a na Slici 2 izgled ekrana u modu rada Ugostiteljstvo.  

Svi predvidjeni načini unosa artikala na račun i ostale funkcije vezane za račun mogu se koristiti u oba moda rada bez ograničenja iako su pojedini načini unosa više prilagodjeni maloprodaji a odredjeni upotrebi u ugostiteljstvu. Na primer, mala je verovatnoća da u slučaju rada programa u restoranu koristi bar kod scanner za unos artikala, ali ova opcija nije isključena ni u modu rada "Ugostiteljstvo".

Slika 2. - Izgled ekrana u modu Ugostiteljstvo

Na dnu tabele nalazi se data kontrola koja omogućava kretanje kroz podatke i daje informaciju koliko redova ima u tabeli i na kom se redu (zapisu tabele) trenutno nalazimo. Ova informacija data je u vidu broja x/xx, gde je x zapis na kome se nalazimo, a xx ukupan broj zapisa koji se nalaze u tabeli.   3. Donji deo ekrana je podeljen na dva dela. U donjem levom delu ekrana nalazi se deo forme za unos podataka o artiklu koji se trenutno prodaje. Ovaj deo služi za ručni unos šifara artikala/usluga i PLU-ova i sastoji se od aktivnih polja PLU i Šifra artikla  i neaktivnih polja koja prikazuju podatke artikla koji se unosi. U polja PLU ili šifra artikla podaci se mogu se uneti ručno ili korišćenjem  bar code scanner-a.   Napomena:   Bar code scanner treba priključiti na PS/2 ili USB port i omogućiti da šalje kodove kao sa tastature. Da li se unosi PLU ili Šifra artikla zavisi od toga na koje od ova dva polja se postavi fokus. Koje je polje u fokusu može se prepoznati po tome što je pozadina polja na kome je trenutno fokus plave boje. Fokus se može mostaviti na potrebno polje klikom na njega ili pritiskom na taster <Tab>na tastaturi. Pritisak na taster tab ciklično prebacuje fokus izmedju polja  PLU, Šifra artikla i tabele sa podacima računa.

Klikom na dugme ili odabirnom odgovarajućed gudmeta iz glavnog toolbar-a otvara se asistent forma za odabir definisanog artikla/usluge iz šifarnika artikala/usluga. Ova forma se može pozvati i pritiskom na taster <Ins>. Sortiranje ove forme i način pretrage se mogu posebno podesiti u setup-u opcija rada programa, Tab Slaganje tabelarnih pregleda.

Unošenje artikala na račun na račun moguće je i na sledeće načine:

• Preko priključenog bar code scanner-a (bar code scanner treba priključiti na PS/2 ili USB port i omogućiti da šalje kodove kao sa tastature)
• Upotrebom brzih button-a na ekranu (bilo klikom miša ili upotrebom Touch screen terminala-monitora)
• Preko definisanih brzih tastera na tastaturi
• Unosom PLU-a
• Unosom šifre artikla
• Odabirom iz spiska definisanih artikala/usluga u širarniku artikala/usluga

Jednom unetom artiklu moguće je promeniti unetu količinu pritiskom na taster <+>, najlakše na numeričkoj tastaturi. Ovu radnju je moguće uraditi i klikom na kolonu Količina u delu za tabelarni pregled stavki računa, što je pogodnije u slučaju korišćenja Touch screen terminala.

Brisanje artikala sa računa   Pri brisanju artikala/usluga sa računa potrebno je da se kursor nalazi unutar prozora sa prikazom artikala na artiklu koji se želi obrisati. Uvek se sa računa briše celokupna količina artikala koja je uneta na računu. Ako je pogrešno uneta prevelika količina artikla/usluge treba obrisati celu količinu artikla na računu i onda ponovo uneti odgovarajuću na jedan od ponudjenih načina. Brisanje se može izvršiti klikom na dugme Obriši artikal Glavnog toolbar-a ili pritiskom na taster <Del> na tastaturi.

Promena cene - davanje popusta Pri promeni cene artikla potrebno je da se kursor nalazi unutar prozora sa prikazom artikala na artiklu za koji se želi promeniti jedinična cena.

Promena cene u trenutku prodaje nije moguća ako kasiru eksplicitno nije dodeljeno pravo da menja cenu prilikom prodaje. Više podataka o definisanju naloga za pristup programu (kasira/konobara), nivoima korisničkih prava i korisničkim pravima možete naći ovde..

Više podataka o aktivnim prečicama sa tastature u eksternom modulu Fiskalna kasa možete naći ovde...

Pretraživanje podataka unutar tabelarnih pregleda

Sistem brzog pretraživanja u tabelarnim pregledima se za nijansu razlikuje od onog koji je primenjen u asistent formama jer nema odvojeno dugme za ponavljanje pretrage i može se pokrenuti i tako što se kursorskim tasterima odabere polje po kome želimo pretragu i odmah počne sa kucanjem podatka koji se želi naći. Unosom prvog slova ili broja, automatski se kursor prebacuje u polje za unos pojma za pretraživanje, a uslov pretraživanja se prebacuje na pretraživanje Unutar teksta. Po unosu podatka koji tražimo, prvi klik na dugme Pretraži ili pritiskanje tastera <Enter> na tastaturi automatski će biti pokrenuto traženje prvog podatka koji odgovara uslovu pretraživanja. Naknadnim klikom na dugme Pretraži ili pritiskom na taster <F3> traži se sledeći takav podatak (Find next). Ponovnim unosom teksta ili brojeva u tabeli, klikom na polje za unos uslova za pretraživanje ili pritiskom na taster <F2> startuje se unos novog uslova i startuje pretraživanje od početka.

Pretraživanje se može vršiti po početka teksta ili bilo unutar teksta, što se bira klikom na jednu od ponuđenih opcija ili upotrebom prečica na tastaturi. Opcija obeležena žutom bojom je aktivna.

Ako je aktivna opcija Od početka uneti podatak će biti tražen od početka teksta unutar polja, gledajući sa leva na desno. U slučaju da je aktivna opcija Unutar teksta biće nadjen prvi zapis koji sadrži traženi podatak bilo gde u tekstu. Na primer, ako tražimo tekst "Beog", u slučaju opcije Od početka biće pronadjen zapis koji unutar polja ima tekst "Beogradska industrija piva", "Beogradski pobednik" itd., ali neće i "Luka Beograd". U slučaju opcije Unutar teksta biće pronadjen prbi zapis koji bilo gde u traženom polju ima traženi podatak kao deo polja.

Treba obratiti pažnju da se u slučaju pretraživanja Od početka uzimaju u obzir i eventualni blanko karakteri ispred teksta.

Podatak koji želimo da nadjemo upisuje se u tekstualno polje sa leve strane dugmeta Pretraži. Klikom na dugme pretraživanje prema zadatom kriterijumu počinje i tabela se pozicionira na zapis koji odgovara traženom kriterijumu.

Najvažnije prečice sa tastature za pretragu:

Tasterom <F2> aktivira se traženje i omogućava unos teksta u polje za pretragu.

Tasterom <F3> se nastavlja traženje sledećeg pojavljivanja istog kriterijuma unutar opsega podataka (Find next)

Tasterom <F4> menja se izmedju dve opcije pretraživanja

Pritiskom na taster <Enter> kada se nalazimo na polju za unos uslova pretraživanja započinjemo pretraživanje.

Unos novog zapisa

Klikom na dugme Unos zapisa na sredini ekrana pojavljuje se forma za unos novog zapisa. Forma se sastoji od tri dela i to: 1. gornjeg dela u kome se nalazi podatak o unosu kog šifarnika, dokumenta ili stavke dokumenta se radi; 2. dela za unos podataka. Ovaj deo se nalazi u sredini forme i sastoji se od standardnih Windows kontrola za unos podataka i dugmadi. Klikom na dugmad ili pritiskom na odgovarajuće prečice tastature pozivaju se asistent forme za prikaz odgovarajućih šifarnika. Odgovarajuće asistent forme su aktivne samo kada se kursor za unos podataka nalazi u odgovarajućem polju za unos. Da li je asistent forma aktivna, možemo zaključiti na osnovu izgleda dugmeta koje je poziva. Ako je dugme u boji forma je aktivna, a ako je sivo asistent forma nije aktivna. - asistent forma je aktivna - asistent forma nije aktivna

Prilikom unosa pojedina polja bivaju automatski popunjena preddefinisanim vrednostima. Na primer većina datumskih polja biva automatski popunjena tekućim datumom po satu računara. U setup-u programa moguće je uključiti ili isključiti automatsko davanje rednih brojeva za većinu dokumenata, automatsko davanje šifri konitentima, artiklima i uslugama, organizacionim jedinicama itd...

Na sledeće polje u formi prelazi se klikom na njega ili pritiskom na taster <Tab>, a ako je uključena opcija [Enter] prebacuje u sledeće polje u setup-u programa i taster <Enter> prebacuje u sledeće polje. Na prethodno polje prelazi se kombinacijom tastera <Shift> i <Tab>.

Sva polja koja sadrže podatke koji mogu da utiču na ispravno funkcionisanje programa snabdevena su odgovarajućim kontrolama ispravnosti unosa podataka i korisnik biva upozoren ukoliko program uoči očigledno neispravan podatak. Odredjena polja takodje moraju biti unesena, a odredjena se mogu ostaviti praznim, o čemu program takodje vodi računa i upozorava u slučaju greške pri unosu.

Datumska polja moraju biti unesena u formatu dd.mm.yyyy i nijedan drugi format nije podržan, bez obzira na podešavanja operativnog sistema. To znači da prvi april 2008. godine treba uneti kao 01.04.2008  -bilo koji drugi unos neće biti dozvoljen.

U slučaju da se jave problemi pri unosu i interpretaciji brojeva i datuma u programu, treba otići u setup programa i u tab-u Int. podešavanja kliknuti na dugme Vrati podrazumevane postavke separatora.

3. treći deo forme sadrži dugmad koja konačno snimaju podatke. Do trenutka kada kliknemo na dugme OK podaci se ne snimaju u bazu podataka i sve vreme imamo mogućnost da ih menjamo i prilagodjavamo bez snimanja. Klikom na dugme Cancel ili  Odustani ili pritiskom na taster <Esc> u svakom trenutku možemo odustati od daljeg unosa bez ikakvih posledica. Kada kliknemo na dugme OK podaci se proveravaju još jednom i, ako je sve u redu, snimaju u bazu podataka.

U slučaju rada u mreži treba obratiti pažnju da dva korisnika ne mogu da menjaju i/ili unose isti dokument istovremeno.

Ažuriranje zapisa

Klikom na dugme Ažuriraj na sredini ekrana pojavljuje se forma za a-uriranje/promenu već postojećeg zapisa. Forma se sastoji od tri dela i to: 1. gornjeg dela u kome se nalazi podatak o ažuriranju kog šifarnika, dokumenta ili stavke dokumenta se radi; 2. dela sa podatcima. Ovaj deo se nalazi u sredini forme i sastoji se od standardnih Windows kontrola za unos podataka i dugmadi. Kod forme za ažuriranje podataka kontrole su popunjene već definisanim podacima. Klikom na dugmad ili pritiskom na odgovarajuće prečice tastature pozivaju se asistent forme za prikaz odgovarajućih šifarnika. Odgovarajuće asistent forme su aktivne samo kada se kursor za unos podataka nalazi u odgovarajućem polju za unos. Da li je asistent forma aktivna, možemo zaključiti na osnovu izgleda dugmeta koje je poziva. Ako je dugme u boji forma je aktivna, a ako je sivo asistent forma nije aktivna. - asistent forma je aktivna - asistent forma nije aktivna

Ne moraju sva polja na formi biti raspoloživa za menjanje sadržaja. Polja čije menjanje bi uticalo na konzistentnost podataka nisu raspoloživa za menjanje. Ova polja su sive boje i u njih nije moguće "ući".

Na sledeće polje u formi prelazi se klikom na njega ili pritiskom na taster <Tab>, a ako je uključena opcija [Enter] prebacuje u sledeće polje u setup-u programa i taster <Enter> prebacuje u sledeće polje. Na prethodno polje prelazi se kombinacijom tastera <Shift> i <Tab>.

Sva polja koja sadrže podatke koji mogu da utiču na ispravno funkcionisanje programa snabdevena su odgovarajućim kontrolama ispravnosti unosa podataka i korisnik biva upozoren ukoliko program uoči očigledno neispravan podatak. Odredjena polja takodje moraju biti unesena, a odredjena se mogu ostaviti praznim, o čemu program takodje vodi računa i upozorava u slučaju greške pri unosu.

Datumska polja moraju biti unesena u formatu dd.mm.yyyy i nijedan drugi format nije podržan, bez obzira na podešavanja operativnog sistema. To znači da prvi april 2008. godine treba uneti kao 01.04.2008  -bilo koji drugi unos neće biti dozvoljen.

U slučaju da se jave problemi pri unosu i interpretaciji brojeva i datuma u programu, treba otići u setup programa i u tab-u Int. podešavanja kliknuti na dugme Vrati podrazumevane postavke separatora.

3. treći deo forme sadrži dugmad koja konačno snimaju podatke. Do trenutka kada kliknemo na dugme OK podaci se ne snimaju u bazu podataka i sve vreme imamo mogućnost da ih menjamo i prilagodjavamo bez snimanja. Klikom na dugme Cancel ili  Odustani ili pritiskom na taster <Esc> u svakom trenutku možemo odustati od daljeg unosa bez ikakvih posledica. Kada kliknemo na dugme OK podaci se proveravaju još jednom i, ako je sve u redu, snimaju u bazu podataka.

U slučaju rada u mreži treba obratiti pažnju da dva korisnika ne mogu da menjaju i/ili unose isti dokument istovremeno.

Brisanje zapisa

Pri startovanju funkcije za brisanje zapisa obavezno se pojavljuje ekran sa upozorenjem da smo započeli proceduru za brisanje i pitanjem da li zaista želimo da obrišemo dokument, zapis šifarnika ili sl. Kod ovog upozorenja automatski je markirano dugme Cancel tako da slučajnim pritiskom na taster <Enter> nije moguće obrisati zapis. Da bi zapis bio obrisan potrebno je kliknuti na dugme OK ili preći na njega tasterom <Tab> i onda pritisnuti taster <Enter>.

Kod dokumenata koji su automatski knjiženi u finansijsko knjigovodstvo, nije moguće naknadno menjanje dokumenata. U tom slučaju program će prikazati upozorenje da je dokument već uknjižen u finansijsko knjigovodstvo te njegovo naknadno menjanje nije moguće. Ovim načinom funkcionisanja korisnik je maksimalno osiguran od slučajnog brisanja podataka iz programa.

Pregled zapisa

Klikom na dugme Pregled zapisa na sredini ekrana pojavljuje se forma za unos novog zapisa. U gornjem delu forme nalazi se podatak o pregledu kog šifarnika, dokumenta ili stavke dokumenta se radi. U središnjem delu nalaze se podaci za pregled. Ovaj deo se  sastoji od standardnih Windows kontrola za unos podataka i dugmadi. Pri pregledu podataka ni jedno dugme ni polje za unos nije aktivno, sem dugmeta OK . Ovo dugme služi za zatvaranje forme po završenom pregledu podataka.

Automatski prevodilac

Dokumenti koji su namenjeni za kupcima sa inostranog tržišta opremljeni su funkcijom automatskog prevodioca. Ova funkcija je reprezentovana kontrolama raspoređenim u dva susedna toolbar-a sa slikom zastavica ispod polja napomena pri unosu zaglavlja dokumenta.   U levom toolbar-u se nalaze dugmad koja određuju osnovni jezik dokumenta, odnosno govorno područje kojem je dokument namenjen. Odabirom jedne od opcija prilikom štampe formira se dokument u potpunosti pripremljen za govorno područje za koje je odabran. Prilikom klika na dugme za odabir osnovnog jezika, korisniku može biti ponuđeno da program automatski učita podrazumevanu napomenu dokumenta na odabranom jeziku. Treba obratiti pažnju da će tom prilikom prethodna napomena biti zamenjena podrazumevanom napomenom unetom u setup-u parametara programa. Prevod odabirom opcija za menjanje se vrši trenutno i za njega nije potrebno da računar ima aktivnu vezu sa Internet-om.   Desni toolbar služi za aktiviranje funkcije za automatski prevod korišćenjem eksternog Internet prevodioca. Za uključivanje eksternog prevodioca koristi se dugme . Po odabiru ovog tastera iz padajuće liste treba odabrati i jedan od jezika na koje želimo automatski prevod dokumenta. Uključivanjem ove opcije prilikom sledećeg štampanja dokument će automatski biti preveden na odabrani jezik. Ukoliko je uključena ova opcija vreme od aktiviranja štampanja pritiskom na dugme Štampaj do prikaza dokumenta može biti odloženi jer tada računar komunicira preko Interneta prevodeći dokument sa jezika koji je označen kao osnovni jezik dokumenta na odabrani jezik. Vreme prikaza dokumenta direktno zavisi od brzine Internet konekcije.

Prevod može varirati u zavisnosti od odabranog osnovnog jezika dokumenta. Proizvođač paketa BandD for Professionals ne odgovara za tačnost automatski generisanog prevoda jer se u tom slučaju koriste usluge drugih proizvođača na koje proizvođač nema uticaja.

Opcija automatskog prevoda isključuje se ponovnim pritiskom na dugme .

Napomena: Nazivi artikala se ne prevode.

Asistent forme

Asistent forme predstavljaju specijalnu vrstu formi koja obezbedjuje konforniji rad i pomoć korisniku programa. Ove forme omogućavaju korisniku, u slučaju da mu odredjena šifra nije poznata, da pozove odgovarajući šifarnik i odabere podatak iz spiska. Forma se može pozvati klikom na dugme koje se nalazi sa desne strane polja ili pritiskom na taster <F12> dok se kursor nalazi u odgovarajućem polju. Naravno, korišćenje ovih formi nije obavezno, već će program prihvatiti i ručno unetu šifru.  Ako je dugme pored polja u boji forma je aktivna, a ako je sivo asistent forma nije aktivna.

- asistent forma je aktivna

- asistent forma nije aktivna

 

Asistent forma je takodje opremljena većinom alata koji se mogu naći i u standarizovanim jednoprozorskim pregledima. Na raspolaganju su vertikalni i horizontalni scrollbar-ovi i data kontrola,sortiranje kolona se vrši klikom na zaglavlje kolone, na isti način kao i u ostalim tabelarnim pregledima, a takodje su aktivne i standardne prečice na tastaturi. Sve asistent forme snabdevene su standardnom dugmadi i to: - aktivira pretraživanje prema unetom uslovu - ponavlja pretraživanje prema prethodnom uslovu <F3> - odabira šifru na kojoj se kursor nalazi i zatvara formu - odustaje od odabira i zatvara formu

Pojedine asistent forme imaju mogućnost i da potovu funkciju za dodavanje novog zapisa u šifarnik direktno iz asistent forme. Ova mogućnost je impelemtirana uglavnom na formama kod kojih se ovakva potreba često javlja, kao što su šifarnici komitenata i atikala/usluga. Na ovim formama pored standardne dugmadi postoji i dodatno dugme za dodavanje zapisa u šifarnik.

- poziva proceduru za dodavanje novog zapisa u šifarnik  U slučaju da je uključena opcija za import šifarnika u Setup-u opcija paketskog prenosa podataka  u cilju očuvanja konzistentnosti podataka u pojedinim asistent formama ovo dugme može biti isključeno.

Sistem za pretraživanje funkcioniše slično kao i sistem pretraživanja unutar tabelarnih pregleda, s tom razikom da postoji posebna funkcija za pretraživanje od pocetka skupa podataka u tabeli koje se startuje klikom na dugme  , koja je razdvojena od funkcije za pretraživanje od mesta gde se nalazi kursor u tabeli (Find next - pronađi sledeći) koja se poziva klikom na dugme , ili pritiskom na taster <F3> na tastaturi. Takođe je na raspolaganju i sistem brzog pretraživanja koji se pokreće tako što se kursorskim tasterima odabere polje po kome želimo pretragu i odmah počne sa kucanjem podatka koji se želi naći. Unosom prvog slova ili broja, automatski se kursor prebacuje u polje za unos pojma za pretraživanje, a uslov pretraživanja se prebacuje na pretraživanje Unutar teksta. Po unosu podatka koji tražimo, prvi klik na dugme ili pritiskanje tastera <Enter> na tastaturi automatski će biti pokrenuto traženje prvog podatka koji odgovara uslovu pretraživanja. Klikom na dugme   ili pritiskom na taster <F3> traži se sledeći takav podatak (Find next). Ponovnim unosom teksta ili brojeva u tabeli, klikom na polje za unos uslova za pretraživanje ili pritiskom na taster <F2> startuje se unos novog uslova i startuje pretraživanje od početka.

Klikom na ovo dugme akutomatski se poziva procedura za unos novog zapisa. Posle unosa kontrola se vraća asistent formi kojoj se na raspolaganju za odabir nalazi novouneti zapis.

Asistent forme za unos datuma

Asistent forme za unos meseca

Štampanje dokumenata

Pre fizičkog štampanja dokumenta na izabranom štampaču, pritiskom na dugme Štampanje u tabelarnim pregledima ulazi se u proceduru za pregled dokumetna na ekranu pre štampanja. Svaki dokument i izveštaj u programu se generiše potpuno automatski i automatski podešava orijentaciju na papiru (uspravno-portrait, ili položeno-landscape).

Na većini dokumenata koji se automatski generisu unutar programa u donjem delu u visini zbirnog salda dokumenta se automatski generise bar kod koji jednoznačno odredjuje dokument. Bar kod se formira na osnovu internih pravila programa, jednoznačno odredjuje svaki dokument unutar programa i kao takav se koristi unutar WMS sistema koji se može licencirati uz program kao i u DMS sistemima drugih proizvodjača. Ovaj bar kod se formira u skladu sa CODE 39 standardom. Više podataka o načinu formiranja ovog bar koda možete naći ovde..

Pojedine dokumente je moguće snimiti - izvesti u fajl za to predvidjenom u XML formatu. U tom slučaju je na toolbar-u za štampu dugme XML aktivno. Snimanje dokumenta u XML je namenjeno razmeni podataka sa drugim programskim rešenjima, pa je i format XML fajla uskladjen sa rešenjima podržanim za svaki tip dokumenta ponaosob. Format XML fajla koji se automatski generiše je naveden u delu help-a vezanog za konkretni dokument. 

Kod dokumenata koji su predvidjeni da se štampana kopija šalje kupcu poštom, slučaju da je za komitenta uneta posebna adresa za slanje pošte u Šifarniku komitenata, po štampanju originalnog dokumenta sa odštampanom adresom sedišta firme u boksu sa podacima komitenta, pojaviće se dijalog za štampu propratnog pisma. Ovo pismo u boksu za podatke komitenta ima navedenu adresu za slanje pošte pridruženu komitentu u šifarniku. Ovim se omogućava da se prilikom slanja pošte u koverat sa prozorom zajedno spakuju propratno pismo i originalni dokument i pošalju na odgovarajuću adresu (adresu za primanje pošte a ne adresu sedišta firme), a da originalni dokument glasi na zakonom propisanu adresu.

Štampanje dokumenata može biti dvojako:

• Klasično štampanje dokumenata bez slike (svi dokumenti koji se mogu odštampati)

• Štampanje dokumenata sa slikom (dokumenti kod kojih se može dodati slika artikla/usluge i duži opis - na pr. VP predračun ili Devizni predračun)

Klasično štampanje dokumenata bez slika

    Dugmad za poziv ovih funkcija nalaze se u gornjem levom uglu prozora za pregled izveštaja na ekranu. Levo dugme sa slikom štampača poziva standardni windows dijalog za štampanje koji služi za odredjivanje štampača na kome se želi štampanje, opsega strana, broja kopija, kvaliteta štampe itd. Ovaj dijalog se takodje može pozvati preko tastature kombinacijom tastera <Ctrl> + <P>.

Klikom na ikonicu sa slikom knjige pozivamo digalog za izvoz izveštaja u drugi format. Standardno je omogućen izvoz u čertiri formata i to:

• HTML

• Tekst

• Unicode HTML (po UTF-8 specifikaciji)

• Unicode tekst  

Ovaj dijalog se takodje može pozvati preko tastature, pritiskom na kombinaciju tastera <Ctrl> + <E>.

Klikom na kontrolu pored teksta Zoom može se odrediti stepen uvećanja/umanjenja prikaza dokumenta na ekranu. ovaj stemen se kreće u rasponu od 10% do 200%. Stepen uvećanja se takodje može ciklično menjati uzastopnim pritiskom na kombinaciju tastera <Ctrl> + <O>.

Pregled izveštaja na ekranu je redak deo programa u kome se ne može vratiti na prethodni korak pritiskom na taster <Esc>, već se mora koristiti kombinacija tastera <Ctrl>+<F4>.

Prilikom ulaska u pregled dokumenta pre štampe, Meni sa podmenijima i Glavni toolbar se prilagođavaju. Ikonice glavnog toolbar-a se dinamički menjaju, gube se ikone vezane za manipulaciju podacima i pojavljuju ikone vezane za štampanje. U meniju sa podmenijima svi meniji osim menija Pomoć i Štampa postaju nedostupni. Više informacija o opcijama menija specijalne namene možete naći ovde...

Odredjeni dokumenti se mogu snimiti u fajl XML formata koji je predvidjen za interakciju, odnosno komunikaciju sa drugim software-ima, kao naprimer elektronskim web servisima RUJP Republike Srbije. U slučaju da je moguć izvoz u XML format dugme će biti aktivno, u suprotnom ne. Primer dokumenta koji se može isvesti u fajl XML formata je PPPDV obrazac u modulu FinPro XP.

Takodje, u slučaju da se radi o izveštaju koji se sastoji od više dokumenata u Glavnom toolbar-u biće aktivna i dugmad Prethodni i Sledeci. Ova dugmad služe za prelaz izmedju različitih dokumenata koji su sastavni deo izveštaja. Primer ovakvog izveštaja je Pregled obračuna PDV u programskom modulu FinProXPu kome se dinamički, u okviru jednog izveštaja formira više dokumenata - obrazaca POPDV, PPPDV i eventualno još dodatnih dokumenata.

Štampanje dokumenata sa slikom

    Dugmad za poziv ovih funkcija nalaze se u gornjem levom uglu prozora za pregled izveštaja na ekranu. Dugme sa slikom štampača poziva standardni windows dijalog za štampanje koji služi za odredjivanje štampača na kome se želi štampanje, opsega strana, broja kopija, kvaliteta štampe itd. Ovaj dijalog se takodje može pozvati preko tastature kombinacijom tastera <Ctrl> + <P>. Na raspolaganju su takodje i sve standardne funkcije za kopiranje, pretragu i prikaz dokumenta.

Pregled izveštaja na ekranu je redak deo programa u kome se ne može vratiti na prethodni korak pritiskom na taster <Esc>, već se mora koristiti kombinacija tastera <Ctrl>+<F4>.

Prilikom ulaska u pregled dokumenta pre štampe, Meni sa podmenijima i Glavni toolbar se prilagođavaju. Ikonice glavnog toolbar-a se dinamički menjaju, gube se ikone vezane za manipulaciju podacima i pojavljuju ikone vezane za štampanje. U meniju sa podmenijima svi meniji osim menija Pomoć i Štampa postaju nedostupni. Više informacija o opcijama menija specijalne namene možete naći ovde...

Sistem za unos/odabir serijskih brojeva

Sistem za unos/odabir serijskih brojeva omogućava rad sa serijskim brojevima kod artikala koji su prilikom definisanja odnosno dodeljivanja šifre u šifarniku artikala/usluga odredjeni kao artikli za koje je potrebno prilikom rada pratiti i serijske brojeve jedinica artikla u okviru podataka preduzeća. Ova mogućnost omogućava da se primljeni/izdati artikli prate ne samo po količini i vrednosti, nego i konkretno prema serijskim brojevima svake jedinice artikla. Tako je moguće za svaki serijski broj dobiti podatke o toku i vezati za njega i podatke o garanciji.

Na jednom dokumentu je moguće uneti samo onoliko serijskih brojeva koliko jedinica artikla (komada) je uneto kao količina prilikom unosa stavke dokumenta. U donjem spiska unetih serijskih brojeva nalazi se podatak o tome koliko je uneto serijskih brojeva od količine unete na dokumentu. Boja ovog teksta je crvena do trenutka dok ne unesemo sve potrebne serijske brojeve kada se menja u zelenu.

Brisanje pogrešno unetih serijskih brojeva se vrši odabirom serijskog broja unutar tabelarnog pregleda unetih serijskih brojeva i pritiskom na taster <(Del)ete> ili klikom na dugme .

Automatski unos serijskih brojeva je predviđen za unos većeg broja serijskih brojeva koji se nalaze u istom opsegu, a deo serijskog broja se menja iteracijom po određenoj zakonitosti. Funkcija za unos automatskih brojeva poziva se pritiskom na taster  . Na formi za automatski unos serijskih brojeva potrebno je definisati zakonitosti na osnovu kojih se formiraju serijski brojevi. Maska s/n U ovom polju se definise maska za unos serijskog broja. Ona se može sastojati od promenljivog i nepromenljivod dela serijskog broja. Nepromenljivi deo se definise unosom bilo kojih karaktera, a promenljivi unosom odredjenog broja znakova pitanja. U trenutku generisanja serijskih brojeva znakovi pitanja će biti zamenjeni automatski generisanim karakterima, a nepromenljivi deo maske će biti prepisan. Primeri ispravnih i neispravnih maski: Ispravno Neispravno TTGWE112??? ZER3VBW - ne postoji promenljivi deo 123??534 334??554?? - promenljivi deo na više mesta razdvojen nepromenljivim ??????   Vrsta iteracije Odnosi se na način na koji će biti generisan promenljivi deo serijskog broja. Moguće su četiri varijante:

• Brojevi (0-9) - promenljivi deo serijskog broja biće zamenjem ciframa od 0-9, počev od početnog broja. Na primer, ako je zadata maska TTW???771, početni broj 029 i broj s/n za generisanje 3, biće automatski generisani sledeći brojevi: TTW029771, TTW030771 i TTW031771;

• Slova eng.abecede (A do Z) - promenljivi deo serijskog broja biće zamenjem slovima engleske abecede od A do Z, počev od početnog slova. Na primer, ako je zadata maska TTW???771, početni deo ABZ i broj s/n za generisanje 3, biće automatski generisani sledeći brojevi: TTWABZ771, TTWACA771 i TTWACB771;

• Kombinovano (0 do Z) - promenljivi deo serijskog broja biće zamenjem brojevima i slovima engleske abecede od 0 do Z, počev od početnog broja-slova. Na primer, ako je zadata maska TTW???771, početni deo 009 i broj s/n za generisanje 3, biće automatski generisani sledeći brojevi: TTW009771, TTW00A771 i TTW00B771;

• Kombinovano Hex(0 do F) - promenljivi deo serijskog broja biće zamenjem heksadecimalnim brojevima, počev od početnog broja-slova. Ova kombinacija radi isto kao gornja, s'tim što posle slova F ne dolazi G vec ponovo 0. Na primer, ako je zadata maska TTW???771, početni deo 00F i broj s/n za generisanje 3, biće automatski generisani sledeći brojevi: TTW00F771, TTW010771 i TTW011771;

Početni(deo za iteraciju) U ovom polju definiše se opis promenljivog dela maske od koga počinje prva iteracija u skladu sa odabranom vrstom iteracije. Po odabiru vrste iteracije i broja karaktera koji ulaze u promenljivi deo serijskog broja u masci, ovo polje se automatski popunjava najnižom mogućom početnom vrednošću promenljivog dela serijskog broja.

Broj s/n za generisanje Predstavlja broj serijskih brojeva koje treba automatski benerisati u okviru jedne iteracije. Ovaj broj maksimalno može da ima vrednost koja je jednaka broju komada artikla na dokumentu kojima još nije dodeljen serijski broj. U slučaju da nije moguće generisati zadati broj serijskih brojeva na osnovu parametara biće definisano onoliko brojeva koliko je moguće i prijavljena poruka o potrebi iymene parametara.

Procedura automatskog unosa/generisanja serijskih brojeva se startuje klikom na dugme Generiši -> nakon čega se lista sa desne strane popunjava serijskim brojevima, automatski generisanim u skladu sa zadatim parametrima. 

Ovu listu je moguće pregledati i ako je u redu konačno upisati klikom na dugme sa ikonicom . U slučaju da generisani brojevi nisu u skladu sa potrebama korisnika, moguće je promeniti parametre i ponoviti generisanje. Prilikom novog generisanja spisak prethodno generisanih brojeva se automatski briše i popunjava novim. U slučaju potrebe, korisnik može odustati od generisanja serijskih brojeva u svakom trenutku klikom na dugme ili pritiskom na taster <Esc>.

U slučaju potrebe da se operacija poništi i serijski broj vrati na stanje, potrebno odabrati odgovarajući serijski broj u desnoj listi i je kliknuti na taster <-. Time će biti startovana suprotna operacija od one koja je opisana za taster ->.

Sistem za povezivanje eksternih dokumenata

Sistem za povezivanje eksternih priloga - dokumenata se može pozvati iz pojedinih dokumenata, odnosno šifarnika klikom na dugme .  Ovo dugme poziva formu koja služi istovremeno za unos, brisanje i pregled vezanih dokumenata. Kao prilozi uz dokument, odnosno stavku šifarnika može se povezavi neograničeni broj fajlova svih vrsta, kao i scan-ovi ili fotografije dobijeni sa bilo kog uredjaja koji podržava TWAIN protokol. Po defaultu je predvidjeno da se povezuju Adobe Acrobat (pdf) fajlovi, Slike u gif i jpg formatima i dokumenti u doc i xls formatima, ali je moguće povezivanje i fajlova drugih formata.

Brisanje vezanih eksternih priloga - dokumenata se vrši odabirom opisa dokumenta koji želimo da obrišemo i pritiskom na taster <(Del)ete> ili klikom na dugme .

Pregled vezanih dokumenata se vrši odabirom opisa dokumenat koji želimo da pregledamo i pritiskom na taster  <Space>  (razmaknica) na tastaturi ili klikom na dugme Prikaz dokumenta. Ova akcija automatski pokreće eksterni program za pregled tipa fajla koji je vezan za dokument. Na pr. ako se radi o Adobe Acrobat (*.pdf) dokumentu, automatski će biti pokrenut Acrobat Reader ili drugi program za pregled pdf fajlova koji je instaliran na računaru. Isto važi i za ostale ekstenzije fajlova - biće pokrenuti programi instalirani na računaru na kome je startovan program koji su u sistemu predvidjeni za pregled odgovarajućeg fajla.

Ovo je bitno u mrežnom radu jer može da izazove efekat da dokument unet na jednoj radnoj stanici ne može da bude prikazan na drugoj jer na njoj nije instaliran eksterni program koji omogućava pregled te vrste fajla.

Interface za skeniranje dokumenata

Odabirom dugmeta startuje se interface za unos dokumenta sa kompatibilnog TWAIN uredjaja. Ovaj uredjaj može biti scanner, web kamera ili bilo koji drugi uredjaj koji ima svoj TWAIN upravljački program (TWAIN driver). Skeniranje se može vršiti u dva koraka. Prvi korak je opcioni i on podrazumeva odabir TWAIN uredjaja koji treba iskoristiti za skeniranje. On se inicira klikom na dugme Korak 1:Odabir skenera (opciono) .Ovaj korak je bitan ako je na računar priključeno više TWAIN kompatibilnih uredjaja. U slučaju da se preskoči prvi korak za skeniranje se koristi podrazumevani (default) uredjaj. Klikom na dugme Korak2: Skeniranje prikazuje se prozor sa opcijama TWAIN drivera odgovarajućeg uredjaja. Opcije ovog prozora zavise od operativnog sistema, kao i od samog drivera, pošto proizvodjač uz većinu uredjaja distribuira svoj vezni program - driver, te opis opcija ovog dela treba potražiti u dokumentaciji TWAIN uredjaja. Opcije skeniranja podrazumevaju: Originalna veličina - dokument se skenira u originalnoj veličini podešenoj u okviru TWAIN driver-a Prilagodi veličinu slike prozoru sa strane - prilagodjava veličinu slike prikazu u okviru prozora za pregled koji se nalazi u desnoj strani prozora (podrazumevana vrednost)

Polje Opis služi za unos kratkog opisa skeniranog materijala (do 100 karakter-a). Ovo polje nije dostupno za unos uvek, ali ako je dostupno onda je i obavezno za unos.