Sve funkcije koje automatski formiraju odredjene dokumente ili se koriste za masovnu obradu podataka poštuju principe koji su unapred definisani od strane programera.
Ovde možete naći principe vezane za sledeće:
Svi ovde navedeni principi i pravila važe u slučaju ispravnog funkcionisanja računara i programa. U slučaju da su na bazi podataka vršene bilo kakve ručne izmene ili je ista oštećena, funkcionisanje programa po ovim pravilima može biti dovedeno u pitanje.
Uključivanjem opcije Automatska nivelacija u sekciji RobPro Setup-a opcija rada programa, uključuje se funkcija za automatsku izradu nivelacija unutar modula za robno knjigovodstvo RobPro XP. Prilikom prvog startovanja programa ova opcija je uključena i podrazumevana. U slučaju da korisnik ne želi automatsku izradu pratećih nivelacija, može isključiti ovu opciju u setup-u programa i nadalje program neće automatski formirati vezane nivelacije i time automatski održavati konzistentnost podataka, već celokupnu brigu o tome preuzima korisnik programa.
Nedostatak nivelacije u slučaju promene cene robe na lageru magacina/prodavnice ili neispravna nivelacija dovodi do neslaganja stanja magacina/prodavnice po lager listi i KEPU knjizi
Ako je opcija Automatska nivelacija uključena u setup-u programa u slučaju da program detektuje da se na lageru odabranog magacina već nalazi neka količina robe po drugoj ceni, automatski će biti primenjena odgovarajuća procedura koja zavisi od toga kako je postavljena opcija Lager u Setup-u opcija rada programa (Tab RobProXP).
Pri ažuriranju i brisanju dokumenata uvedena su sledeća ograničenja:
Procedura za izradu automatskih nivelacija i deo vezan za cene radi na osnovu sledećih pravila:
Procedura za izradu automatskih nivelacija je implementirana samo na odredjenim dokumentima i to:
| R.b. | Dokument | Vrsta autom.niv | Postupak |
| 1. |
Veleprodajna kalkulacija (samo u slučaju vodjenja lagera u VP cenama) |
VP nivelacija celog lagera | niveliše celokupni postojeći lager
unetog magacina na unetu cenu i potom dodaje količinu unetu po dokumentu (samo u slučaju da je opcija Lager u Setup-u opcija rada programa (Tab RobProXP) postavljena na vrednost VP cena. |
| 2. | Maloprodajna kalkulacija | MP nivelacija celog lagera | niveliše celokupni postojeći lager unete prodavnice na unetu cenu i potom dodaje količinu unetu po dokumentu |
| 3. | Veleprodajni račun | parcijalna VP nivelacija | niveliše količinu robe unetu na dokumentu sa važeće cene na lageru magacina na cenu unetu po dokumentu |
| 4. | Interni prenos - dostavnica u veleprodaji | parcijalna VP nivelacija | niveliše količinu robe unetu na dokumentu sa važeće cene na lageru izlaznog magacina na cenu koja je važeća u ulaznom magacinu, ako u ulaznom magacinu već postoji ta roba. Ako roba ne postoji u magacinu koji je na dokumentu unet kao ulazni, automatska nivelacija se ne radi |
| 5. | Interni prenos - dostavnica u maloprodaji | parcijalna MP nivelacija | niveliše količinu robe unetu na dokumentu sa važeće cene na lageru izlazne prodavnice na cenu koja je važeća u ulaznoj prodavnici, ako u ulaznoj prodavnici već postoji ta roba. Ako roba ne postoji u prodavnici koji je na dokumentu uneta kao ulazna, automatska nivelacija se ne radi |
| 6. | Interna otpremnica iz veleprodaje u maloprodaju | MP nivelacija celog lagera | niveliše celokupni postojeći lager unete prodavnice na unetu cenu i potom dodaje količinu unetu po dokumentu |
| 7. | Povratnica iz maloprodaje u veleprodaju | VP nivelacija celog lagera | niveliše celokupni postojeći lager unetog magacina na unetu cenu i potom dodaje količinu unetu po dokumentu |
Prilikom izrade popisa u maloprodaji i veleprodaji postoje određena pravila i ograničenja. Sprovođenje popisa podrazumeva poštovanje određenog redosleda operacija i to:
Operativno postoje dve mogućnosti formiranja popisne liste:
Rad sa celim popisnim listama podrazumeva unos svih artikala koji se nalaze u magacinu i ručni unos stvarnih količina.
Unos samo artikala čije se stanje po računaru i fizičko stanje po popisu razlikuje.
Prilikom otvaranja nove popisne liste za organizacionu jedinicu, program nudi korisniku da popuni lager listu artiklima koji postoje na lageru odabrane organizacione jedinice. Artikli se takođe mogu dodati kao stavke popisa ručnim unosom.
Procedura za izradu popisa radi na osnovu sledećih pravila:
Polje knjigovodstvena količina se uzima sa lager liste za odgovarajuću organizacionu jedinicu u trenutku unosa artikla na popisnu listu, bilo da se unos radi automatski ili ručno;
U periodu od formiranja popisne liste (unosa prvog artikla na listu), do sravnjivanja stanja ne smeju se otvarati novi dokumenti niti na bilo koji način menjati stanje na lageru magacina za koji se radi popis. U suprotnom je moguće da dođe do neslaganja;
Popis se uzima kao zadnji dokument u okviru jednog dana tako da će svi dokumenti uneti sa tim datumom biti uzeti u obzir kao da su uneti pre popisa, bez obzira na hronologiju njiohovog unosa;
Posle sravnjivanja stanja po popisu za jednu organizacionu jedinicu nije moguće naknadno unošenje dokumenata za datum popisa i datume pre popisa;
Posle sravnjivanja stanja po popisu, on se gubi iz pregleda popisnih lista i može se pregledati u Pregledu već sravnjenih popisa.
Pojam Automatsko knjiženje podrazumeva automatsko formiranje finansijskih naloga u programskom modulu FinProXP, na osnovu dokumenata formiranih u drugim programskim modulima paketa BandD for Professionals XP i to prvenstveno modulima RobProXP, MatProXP i Kasa CM.
Automatsko knjiženje se radi na osnovu Modela za knjiženje. Modeli za knjiženje predstavljaju uputstvo programu sa stavovima za knjiženje svake vrste dokumenta u finansijskom nalogu i mofu se uskladiti i prilagoditi za svakog korisnika u skladu sa željama i potrebama knjigovodje u setup-u opcija programa zajedno sa drugim opcijama vezanim za način automatskog knjiženja.
Pre samog fizičkog formiranja finansijskih naloga na osnovu modela za knjiženje, podaci prvo bivaju provereni od strane programa. U slučaju da program primeti bilo kakve greške i nekonzistentnost u podacima, greške će biti prijavljene i knjiženje prekinuto.
Po završenoj proceduri automatskog knjiženja, automatski isknjiženi dokumenti i automatski formirani finansijski nalozi su zaključani za dalje menjanje. Nije moguća bilo kakva njihova izmena - ažuriranje ili brisanje bilo yaglavlja ili stavki autokatski knjiženog dokumenta.
Takodje, zabranjen je i unos dokumenata koji menjaju cenu artikala hronološki pre datuma zadnjeg automatski knjiženog dokumenta. Ovo ne važi za Račune za troškove. Njih je moguće unositi bez obzira na datum zadnjeg autromatskog knjiženja, a novouneti računi će biti isknjiženi pri prvom sledećem automatskom knjiženju.
Dokument koji je jednom automatski isknjižen je kao takav markiran i neće biti ni u kom slučaju ponovo automatski isknjižen.
Da bi obračun plate zaposlenih dao tačne rezultate, potrebno je ispoštovati određena pravila i redosled unosa podataka. Obračun plate zaposlenih formira se na mesečnom nivou, a podaci potrebni za obračun unose se korišćenjem različitih funkcija programa. Generalno važe sledeća pravila:
Obračun plate se radi za zaposlene koji su uneti u matičnu evidenciju zaposlenih u trenutku izrade obračuna, a nisu arhivirani u slučaju skraćenog obračuna, odnosno zaposlene za koje su uneti radni sati za mesec obračuna u slučaju kompletnog obračuna;
Obračun plate se radi prema parametrima koji su važeći u trenutku izrade obračuna, bilo gde da su uneti u programu. Od tačnosti unetih podataka direktno zavisi tačnost obračuna. Pre obračuna plate neophodno je uneti podatke bitne za obračun plata za taj mesec. Minimalno se moraju uneti podaci o Cenama rada i poreskim osnovicama za mesec obračuna. Podaci koji su uneti inicijalno od strane programera ne moraju da budu tačni jer se konstantno menjaju od strane zakonodavca i odgovornost je korisnika da proveri i obezbedi tačnost svih podataka;
Jedan obračun plate se radi za jedan mesec i moguće ga je ponavljati neograničen broj puta do trenutka dok se ne uradi obračun za mesec koji je hronološki iza tog meseca. Kada se uradi obračun za sledeći mesec, obračun, kao i menjanje podataka za prethodne mesece biva zaključan i nije ga moguće više ponavljati. Otvaranje obračuna za sledeći mesec smatra se finalizacijom prethodnog obračuna;
Preskakanje meseci obračuna nije moguće. Izuzetak je prvi obračun pri početku korišćenja programa koji se može uneti bez ograničenja;
Ako se promene podaci koji mogu uticati na rezultate obračuna posle uradjenog obračuna, program će zahtevati da se obračun za taj mesec ponovi, pre omogućavanja izrade obračuna za sledeći mesec;
Podaci iz izveštaja koji se odnose na obračun plata za određeni mesec mogu se štampati bez obzira da li je obračun finalizovan ili ne. U slučaju naknadne promene parametara obračuna za taj mesec, automatski se menjaju i podaci u izveštajima. Isključiva je odgovornost korisnika da ispravno koristi funkciju za obračun plata;
Obračun plate sastoji se od više faza i to:
Programski paket BandD for Professionals XP je snabdeven različitim načinima obračuna osnovne plate. Način obračuna plate zavisi od parametra Vrsta obračuna plate koji se podešava u Setup-u opcija programa (Tab Kadrovi/Plate) i može biti 1.Skraćeni ili 2.Kompletan
Skraćeni obračun ne uzima podatke o radnom angažovanju zaposlenog u toku meseca (ne radi se obračun radnih sati) već polazi od dogovorene minimalne neto plate unete u unosu parametara za obračun plate zaposlenog. Plata se obračunava za sve zaposlene koji su uneti u matičnu evidenciju zaposlenih u trenutku izrade obračuna, a nisu arhivirani. Ova vrsta obračuna se koristi u slučaju poslodavaca koji dogovaraju fiksnu mesečnu naknadu za rad sa svoji zaposlenima.
U ovom slučaju se na ovako dogovorenu platu dodaju uneti dodaci na platu i to stimulacija, regres i ostali dodaci, kao i iznos naknade za topli obrok unete kroz unos cena rada i poreskih osnovica za odabrani mesec. Obračun sume za naknadu regresa za godišnji odmor zavisi od podešavanja opcije Isplata regresa koja se podešava u Setup-u opcija programa (Tab Kadrovi/Plate) i može biti Mesečno ili Godišnje. U slučaju da je ova opcija postavljena na Mesečno, kao iznos regresa uzima se iznos regresa unet u unosu cena rada i poreskih osnovica, a ako je ova opcija postavljena na Godišnje uzima se suma uneta kroz unos dodataka na platu.
Formula za obracun zarade u ovom slučaju je:
Z = DMNP + ST + R + OD + TO
gde je:
Z - zarada
DMNP - dogovorena minimalna neto plata
ST - stimulacija
R - regres za godišnji odmor
OD - ostali dodaci
TO - naknada za topli obrok
Ovako dobijena osnovna plata se upoređuje sa zagarantovanom minimalnom zaradom i ako je manja od nje kao osnovna plata se uzima minimalna zagarantovana neto zarada.
Po izračunavanju osnovne plate prelazi se na sledeću fazu obračun poreza i doprinosa.
Kompletan obračun se zasniva na tačnom obračunu radnih sati ostvarenih od strane zaposlenih u toku meseca. Uz to, kompletan obračun uzima u obzir i koeficijente platnog razreda, radnog mesta i minuli rad prilikom obračuna osnovne plate. U slučaju da je u Setup-u parametara programa postavljen kompletan obračun, plata se obračunava samo za zaposlene za koje su uneti radni sati za mesec obračuna.
U slučaju kompletnog obračuna, prvo se obračunava iznos na osnovu radnih sati. Ovaj iznos se obračunava po formuli:
gde je:
UVBR - ukupan broj vrsta rada unetih za zaposlenog
BRSR - broj radnih sati te vrste rada koje je zaposleni ostvario u toku meseca
BRSM - broj radnih sati za mesec definisan pri unosu cena rada i poreskih osnovica za taj mesec
KR - koeficijent vrste rada
CENA - ugovorena minimalna cena rada za zaposlenog ili cena rada propisana na nivou meseca
KRM - koeficijent radnog mesta
KPR - koeficijent platnog razreda
Koeficijent platnog razreda se uzima u zavisnosti od platnog razreda koji je pridružen zaposlenom u kartonu zaposlenog, a za koeficijent radnog mesta uzima se koeficijent radnog mesta na kome zaposleni trenutno radi unetog u formi za unos kretanja u službi, t.j. mesta za koje nije unet datum kraja rada. Ako zaposlenom nije pridružen ni jedan platni razred i/ili nije trenutno raspoređen ni na jedno radno mesto, ili je u podešavanju parametara obračuna isključen bilo koji od ova dva koeficijenta, on neće biti uzet u obzir prilikom obračuna za tog zaposlenog. Takođe, pri otvaranju novog radnog mesta i platnog razreda, njima je automatski pridružen koeficijent 1, čime je isključen njihov uticaj na obračunati iznos plate.
Iznos naknade za minuli rad se obračunava prema procentu unetom pri unosu cena rada i poreskih osnovica za mesec obračuna. Procenat naknade se obračunava na svaku navršenu punu godinu radnog staža zaposlenog. Radni staž zaposlenog se sastoji od radnog staža ostvarenog pre zaposlenja u firmi za koju se radi knjigovodstvo (prethodni radni staž-unosi se u kartonu zaposlenog) i radnog staža ostvarenog u firmi. Radni staž ostvaren u firmi se uzima od dana prvog raspoređivanja na rad u okviru firme unet u funkciji za unos kretanja u službi do dana obračuna, bez obzira na eventualne prekide u unosu kretanja u službi unutar firme. Ukupan radni staž se računa kao zbir radnog staža izvan firme i radnog staža unutar firme.
Do iznosa naknade za minuli rad zaposlenog dolazimo po formuli:
MR = IPRA * GRS * KMR /100
gde je:
MR - iznos naknade za minuli rad
IPRA - iznos na osnovu radnih sati
GRS - broj godina radnog staža
KMR - koeficijent minulog rada
Na obračunat iznos na osnovu radnih sati, dodaje se naknada za minuli rad i uneti dodaci na platu i to stimulacija, regres i ostali dodaci, kao i iznos naknade za topli obrok unete kroz unos cena rada i poreskih osnovica za odabrani mesec čime se dobija osnovna plata. Obračun sume za naknadu regresa za godišnji odmor zavisi od podešavanja opcije Isplata regresa koja se podešava u Setup-u opcija programa (Tab Kadrovi/Plate) i može biti Mesečno ili Godišnje. U slučaju da je ova opcija postavljena na Mesečno, kao iznos regresa uzima se iznos regresa unet u unosu cena rada i poreskih osnovica, a ako je ova opcija postavljena na Godišnje uzima se suma uneta kroz unos dodataka na platu.
Formula za obračun zarade u ovom slučaju je:
Z = IPRA + MR + ST + R + OD + TO
gde je:
Z - zarada
IPRA - iznos na osnovu radnih sati
MR - minuli rad
ST - stimulacija
R - regres za godišnji odmor
OD - ostali dodaci
TO - naknada za topli obrok
Ovako dobijena osnovna plata se upoređuje sa zagarantovanom minimalnom zaradom i ako je manja od nje kao osnovna plata se uzima minimalna zagarantovana neto zarada.
Po izračunavanju osnovne plate prelazi se na sledeću fazu obračun poreza i doprinosa.
Sve sume polisa dobrovoljnog osiguranja koje su markirane da se uzimaju za kao oslobadjajuća stavka uobračunu poreza na platu, a koje su aktivne za obračunsku godinu i Pmesec se sabiraju i uporedjuju sa sumom koja je definisana u Cenama rada i poreskim osnovicama za taj mesec kao suma koja se ne oporezuje.
Obračun poreza i doprinosa se vrši na obračunatu zaradu i može se raditi na dva različita načina, u zavisnosti od podešavanja parametra Redosled obraćuna u Setup-u opcija programa (Tab Kadrovi/Plate) i može biti:
1. Obračun Bruto na Neto
2. Obračun Neto na Bruto
U zavisnosti od vrste obračuna treba uskladiti i procente izdvajanja za poreze i doprinose za odgovarajući mesec pri unosu cena rada i poreskih osnovica za mesec obračuna.
Pri obračunu poreza i doprinosa obračunavaju se sume poreza na platu, kao i doprinosa za penziono, zdravstveno i osiguranje od nezaposlenosti. Osnovica za obračun poreza i doprinosa uzima se u zavisnosti od vrste obračuna. U toku obracuna uzimaju se u obzir podaci o neoporezivoj sumi dobrovoljnog osiguranja i poreska oslobodjena u skladu sa članom 21. Zakona o porezu na dohodak gradjana Republike Srbije.
Po izračunavanju poreza i doprinosa prelazi se na sledeću fazu odbijanje isplaćenih akontacija.
Od zarade umanjene za sumu svih poreza i doprinosa odbija se iznos isplaćenih akontacija tog meseca unet u funkciji za unos akontacija.
Po odbijanju isplaćenih akontacija zarade prelazi se na sledeću fazu odbijanje ostalih odbitaka.
Po odbitku poreza i doprinosa i isplaćenih akontacija pristupa se odbijanju ostalih odbitaka. Pod ostalim odbicima se podrazumevaju odbici uneti kao ostale obustave, opštinski i mesni samodoprinosi, izdvajanja za sindikalnu članarinu i solidarnost.
Zarada umanjena za sumu svih poreza i doprinosa i isplaćenih akontacija uzima se kao osnovni iznos od koga se odbijaju svi ostali odbici, uključujući i kredite.
Prilikom odbijanja ostalih odbitaka, obračunava se suma koju treba odbiti, ali u slučaju da raspoloživi iznos nije dovoljan za odbijanje cele sume, odbija se ramo raspoloživi iznos, tako da iznos za isplatu ne može biti manji od nule, što ne važi u slučaju odbijanja poreza i doprinosa i isplaćenih akontacija plate. Zbog toga je bitan redosled odbijanja ostalih obustava i on je sledeći:
Sudske zabrane
Opštinski samodoprinosi
Mesni samodoprinosi
Solidarnost
Sindikalna članarina
Ostali odbici
U slučaju odbitaka koji su izraženi u procentima, prilikom odbijanja se automatski izračunava iznos u zavisnosti od osnovice za svakog zaposlenog. Opštinski i mesni samodoprinos se automatski izračunavaju u slučaju da je za opštinu ili mesnu zajednicu stanovanja zaposlenog (unetu u Kartonu zaposlenog) upisan u šifarniku procenat samodoprinosa različit od nule.
Po odbijanju ostalih odbitaka prelazi se na sledeću fazu odbijanje kredita.
Zarada umanjena za sumu svih poreza i doprinosa i isplaćenih akontacija uzima se kao osnovni iznos od koga se odbijaju svi ostali odbici, uključujući i kredite.
Odbijanje dobrovoljnog osiguranja od plate vrši se za one polise koje su označene za Automatsko odbijanje-transfer. U slučaju da zaposleni sam plaća dobrovoljno osiguranje, ovo polje treba ostaviti dečekirano i na ovom mestu se neće vršiti odbijanje mesečnih anuiteta tog osiguranja.
Prilikom odbijanja rata kredita, obračunava se suma koju treba odbiti, ali u slučaju da raspoloživi iznos nije dovoljan za odbijanje cele rate, odbija se ramo raspoloživi iznos, tako da iznos za isplatu ne može biti manji od nule, što ne važi u slučaju odbijanja poreza i doprinosa i isplaćenih akontacija plate.
Po odbijanju kredita prelazi se na sledeću fazu automatsko otvaranje neiplaćenih kredita za sledeći mesec.
Posle završenog obračunavanja i odbijanja kredita za sve zaposlene, automatski se vrši otvaranje kredita koji nisu zatvoreni po odbijanju rate u mesecu obračuna. Prilikom automatskog otvaranja kredita za sledeći obračunski mesec, svi parametri kredita se automatski popunjavaju i ta polja, osim polja Gotovinske uplate i Za odbijanje nije moguće menjati.
U slučaju ponavljanja obračuna, krediti koji su automatski otvoreni za sledeći mesec prilikom prethodnog obračuna biće automatsi obrisani i ponovo kreirani. Ručno otvoreni novi krediti tom prilikom neće biti obrisani, ali će promene koje su načinjene u automatski otvorenim kreditima posle prethodnog obračuna biti anulirane.
Po odbijanju svih obustava, na iznos koji je dobijen dodaje se suma naknade za prevoz za odgovarajući mesec definisana pri unosu cena rada i poreskih osnovica za mesec. Time je konačno dobijena suma za isplatu zaposlenom.
U slučaju da je zaposlenom u kartonu uneta banka i broj tekućeg računa, podaci zaposlenog će se pojaviti u spisku za isplatu na tekući račun, a ako je polje za unos tekućeg računa ostavljenoprazno, zaposleni će se pojaviti u spisku za isplatu u gotovini.
Po završetku obračuna, automatski se ažurira i podatak o zadnjem završenom obračunu u gornjem levom uglu DGT forme glavnog menija programskog modula.
Aproksimiranje radnog staža se vrši slučaju da za odabrani mesec nije urađen obračun plate. U tom slučaju, podaci se aproksimiraju na osnovu trenutno aktivne matične evidencije, što može rezultirati time da se u spisku pojave i zaposleni koji nisu radili unetog meseca sa nerealnim radnim stažom i/ili da radnici koji su tada radili a u međuvremenu su arhivirani budu izostavljeni iz spiska.
Aproksimiranje se vrši ili na datum koji je aktuelan datum po internom satu računara (današnji datum) ili, u slučaju da je na formi za zadavanje parametara izveštaja moguće uneti datum izveštaja, na uneti datum. Ako izveštaj sadrži podatke za više zaposlenih istovremeno, u obzir se uzimaju svi zaposleni koji su u trenutku formiranja izveštaja u uneti matičnoj evidenciji, bez podataka o zaposlenima koji su u tom trenutku arhivirani, bez obzira da li su na datum označen kao datum izveštaja možda bili aktivni.
Ovako obračunati radni staž uzima u obzir podake uneti u kretanju u službi za zaposlenog, podatke unete u polju Datum zaposlenja u matičnoj evidenciji zaposlenih i podatak unet u polju Početni datum za računanje staža u Setup-u opcija programa na tabu Kadrovi/Plate.
Aproksimiranje se vrši na sledeći način:
- prvo se proverava da li postoji Početni datum za računanje staža.
Ako je unet ovaj datum proverava se da li za zaposlenog postoje podaci o kretanju u službi. Ako postoje podati o kretanju u službi, u koliko je datum početka rada u kretanju u službi pre Početnog datuma za računanje staža, kao datum početka rada potreban za računanje radnog staža/minulog rada uzima se Početni datum za računanje staža. Ako je datum početka rada posle Početnog datuma za računanje staža, kao datum početka rada potreban za računanje radnog staža/minulog rada uzima se najstariji datum početka rada unet u delu Kretanje u službi za zaposlenog.
Ako nije unet ovaj datum onda se prvo proverada da li za zaposlenog postoje uneti podaci u delu Kretanje u službi i ako podaci postoje kao datum početka rada potreban za računanje radnog staža/minulog rada uzima se najstariji datum, a ako ne postoje, proverava se da li postoji Datum zaposlenja unet u matičnoj evidenciji zaposlenih i kao datum početka rada potreban za računanje radnog staža/minulog rada uzima se ovaj datum.
Ako nije unet ni jedan od ovih datuma, ako je u pitanju izveštaj koji daje listu za više zaposlenih ovaj zaposleni će biti izostavljen iz liste, a ako je u pitanju pregled samo za odabranog zaposlenog podaci za njega neće biti iskazani (u svim poljima će biti samo znak "-") jer ne postoji dovoljno podataka da bi aproksimacija mogla biti uradjena.
Pod pojmom "Paketski prenos" u ovom slučaju podrazumeva se slanje dela ili svih podataka sa jedne destinacije na drugu u odredjenim vremenskim intervalima i njihovo uskladjivanje prema pravilima definisanim procedurom za uskladjuvanje podataka koja se formira prilikom postavljanja informacionog sistema za svakog korisnika ponaosob. Ovakav sistem rada se koristi obično prilikom povezivanja udaljenih destinacija, a slanje podataka se može obaviti na različite načine - preko Internet-a, snimanjem na prenosne medije (USB flash diskove, CD, DVD, prenosne hard diskove ili bilo kojim drugim načinom koji omogućava prenos fajla ra računara na računar...). Razmena podataka može biti jednosmerna ili dvosmerna, što se podešava u setup-u opcija prenosa.
Paketski prenos podataka funkcionise u skladu sa podešavanjima postavljenim u setup-u opcija paketskog prenosa podataka.
Paketski prenos podataka se uvek vrši iz dva koraka:
1. Osnovno funkcionisanje se svodi da se na mestu računara koji je izvor podataka startuje funkcija koja podatke komprimuje i pripremi za prenos (Priprema podataka za slanje). Ova funkcija u za to predvidjenom folderu formira komprimovani fajl sa kompletnom bazom podataka. Ime ovog fajla se formira od imena firme ciji su podaci u pitanju na koje se dodaje racunovodstvena godina i heksadecimalni broj od 16 karaktera. Ekstenzija ovog fajla je bfp ( na pr. Abit informatika d.o.o.20135C12AA8542FF3E711.bfp ). Ovaj fajl treba presnimiti u folder iz koga se uvoze podaci na računaru na koji treba prebaciti podatke (uraditi import). Presnimavanje ovog fajla je moguće uraditi automatski, ako je uključena automatska distribucija podataka ili se može uraditi ručno - slanjem e-mail-om ili preno nekog fizičkog medija za prenos (CD, DVD, flash memorija, prenosni HDD...). Ručno i automatsko slanje se može kombinovati, t.j. na neke destinacije se podaci mogu korišćenjem sistema automatske distribucije podataka, a na druge se mogu prenositi ručno.
2. Drugi korak se svodi na uvoz podataka u bazu na destinaciji gde treba isporučiti podatke. U slučaju da je uključena opcija Automatski import funkcija će biti automatski startovana, i podaci uvezeni, a ako nije potrebno je snimiti odgovarajući bfp fajl u folder za primanje podataka (podešava se u setup-u opcija paketskog prenosa podataka, tab Uvoz podataka) i startovati opciju Uvoz podataka podmenija Prenos podataka Glavnog menija programskog modula. Startovanjem ove funkcije odabrani set podataka biće uvezen u bazu podataka na destinaciji primanja podataka.
Primanje podataka iz baze sa svim podacima destinacije koja je poslala podatke, proverava i uvozi podatke koji su odabrani za uvoz u setup-u opcija paketskog prenosa podataka, tab Uvoz podataka. U slučaju da procedura za uvoz uoči nekonzistentnost u podacima, greške će biti prijavljene korisniku, od njega zatraženo da ih otkloni i ponovi uvoz. Procedura za uvoz je podešena tako da uvozi samo podatke koji ne postoje u bazi u koju se vrši import. Ako se uoči da ta stavka šifarnika ili dokument sa istim brojem postoje u bazi u koju se vrši uvoz, oni se ne uvoze !!!. Procedura za uvoz samo dodaje nepostojeće zapise u bazu, a one koji već postoje ne menja. Ovo pravilo ne važi samo u slučaju da je uključenimport cena usluga u kom slučaju se uvek uvoze zadnje cene usluga.
Sistem za automatski distribuciju podataka automatizuje deo slanja i primanja podataka izmedju dve destinacije. Uključivanjem i postavljanjem ovog sistema na računaru koji šalje (distribuira) podatke i na računarima koji primaju sistem se svodi na distribuciju podataka jednim klikom. Potrebno je da korisnik koji hoće da posalje podatke startuje funkciju Priprema podataka za slanje i podaci će automatski biti distribuirani na sve lokacije koje su predvidjene za distribuciju. Po prijemu podataka na tim lokacijama, korisnik će automatski dobiti obaveštenje da su podaci pristigli i, ako odgovori potvrdno na pitanje da li želi odmah da ih uveze, automatski će biti startovana funkcija za uvoz podataka i korisnik posle uvoza obavešten o ishodu iste.
Da bi ovaj sistem funkcionisao, destinacije slanja i primanja podataka moraju biti povezane u računarsku mrežu, bilo putem LAN ili WAN mreže, korišćenjem VPN kanala ili na neki drugi način.
Na dokumentima koji se izdaju kupcima za žirano plaćanje iz programa (fakture i profakture iz VP i proizvodnje) kao i pri automatskoj registraciji faktura korišćenjem RCRF RESTfull protokola za komunikaciju sa Upravom za trezor Republike Srbije, automatski se formira i štampa poziv na broj za plaćanje.
Ovaj poziv na broj se formira u skladu sa odredjenim ograničenjima ralunarskih sistema i obezbedjuje jedinstvenu vrednost poziva na broj za više računovodstvenih godina.
Poziv na broj se formira po sledećom formuli za sabiranje stringova:
KNJGOD + VRDOK+Trim(BRDOK) u formatu yyyyx------------
gde je:
KNJGOD - knjigovodstvena godina yyyy
VRDOK - vrsta dokumenta x - (P - profaktura, V - VP faktura, X - faktura iz materijalnog, U - ugovor o kontinuiranoj prodaji/isporuci, T- racun za promet robe u tranzitu)
Trim(BRDOK) - broj dokumenta iz programa sa odbacenim blanko karakterima sa leve i desne strane i promenom znaka / u - .
Primer 1.: Profaktura iz 2013. godine broj 12/00005 p.br. 2013P12-00005
Primer 2.: Račun iz proizvodnje iz 2016. broj 543/47732 p.br. 2016X543-47732
Primer 3.: VP račun broj 1223/00003 iz 2018.godine p.br. 2018V1223-00003
Primer 4.: Ugovor o kontinuiranoj pr. br.1/00001 iz 2016. p.br. 2016U1-00001
Integracija sa eFakturama i Centralnim registrom faktura Uprave za trezor Republike Srbije omogućava formiranje XML-ova elektronskih faktura po propisanom standardu, prijavu na CRF (ako se radi o fakturama namenjenim budžetskim korisnicima, kao i pregled statusa dokumenata izdatih korisnicima budžetskih sredstava Republike Srbije radi plaćanja, t.j. proveru njihovog statusa na portalu CRF (Centralni registar faktura) direktno iz programskog paketa BandD for Professionals XP. Ovaj servis je na raspolaganju samo korisnicima čija su podešavanja vezano za Državu u kojoj program radi u Setup-u opcija rada programa radi postavljena na Republika Srbija.
Ova funkcija je dostupna isključivo korisnicima programa iz Republike Srbije.
XML dokumenti za prijavu na sistem eFaktura (SEF) se automatski formiraju u skladu sa važećim UBL 2.1 standardom Republike Srbije, klikom na dugme XML u prozoru za štampanje dokumenata. Format XML fajla se može prilagoditi različitim sistemima za razmenu podataka. Na sistem eFaktura je predviđeno da se, pored računa i avansnih računa prijavljuju i drugi dokumenti. Sam program automatski formira XML elektronskog dokumenta u skladu sa pravilima poreske uprave i unetim podacima u samom programu. Ovako formiran XML treba učitati (upload-ovati) na portal eFaktura, čime je prijavljivanje dokumenta završeno. Prijavu faktura za kupce koji su korisnici budžeta Republike Srbije vrši sam portal eFakture. Automatizovana prijana na CRF koja je postojala u prethodnim verzijama programa više nije moguća.
Da bi ove funkcije vezane za generisanje eFaktura i CRF bile dostupne, potrebno je ispoštovati odredjene preduslove:
Računar mora imati pristup Internetu
U Setup-u opcija rada programa podešavanje Zemlja u kojoj program radi mora biti postavljeno na Srbija.
U Setup-u opcija paketskog prenosa podataka treba da budu urađena sledeća podešavanja:
na tab-u Banka/CRF treba da budu postavljeni parametri API-ja za povezivanje sa CRF servisom. Ovo podešavanje od 1.6.2022. godine ne omogućava prijavu faktura na CRF1
na tab-u eFaktura treba da bude odabran ispravan format za formiranje XML-a. Za sistem eFaktura u Republici Srbiji treba odabrati eFaktura - Srbija (efaktura.gov.rs)
Ispunjavanjem ovih preduslova integracija sa RCRF servisom kao i formiranje ispravnog XML-a eFakture za upload na portal eFakture (SEF) je omogućena.
Od 1.6.2022. godine je na portalu Centralnog registra faktura isključena mogućnost direktnog unosa podataka već se sve radnje koje menjaju podatke na CRF-u (prijava/storniranje...) vrše posredno, preko sistema eFaktura Republike Srbije (SEF) koji dalje vrši izmene na CRF-u. Upload-om fakture na sistem elektronskih faktura (SEF) automatski se vrši i prijava na CRF. U slučaju da su uneti parametri za povezivanje sa CRF API-jem, provera da li je faktura prijavljena na CRF biće izvršena korišćenjem CRF API-ja.
Samo funkcionisanje servisa pri registraciji/otkazivanju faktura ima odredjena pravila:
Po registraciji fakture/profakture na Centralni registar, dobija se jedinstveni identifikator te fakture na CRF-u - IDF.
POPDV obrazac spada u propisane obrasce koji se predaju prilikom obračuna PDV-a i specifičnost je vezana za Republiku Srbiju. POPDV obrazac se automatski formira klikom na opciju Izveštaji/Pregled obračuna PDV-novi (POPDV, PPPDV, PID, PID1, KM) Glavnog menija u programskom modulu FinProXP.
U setup-u opcija rada programa na Tab-u FinPro moguće je odabrati dva načina formiranja POPDV obrasca:
Ovaj način je prilagodjen većini trgovinskih preduzeća koja nemaju posebnih specifičnosti u poslovanju i njime je pokriven osnovni set dokumenata i promena. U ovom slučaju računovodja nema kontrolu nad delegiranjem stavki finsansijskog naloga u obrascu POPDV.
Manuelno - POPDV obrazac se formira na osnovu eksplicitno unetih polja POPDV obrasca na koja se delegira iznos, kao i polja na koje se delegira iznos neodbitnog PDV-a pri unosu stavke Finansijskog naloga u slučaju da se radi o ručno knjiženim dokumentima. U slučaju dokumenata proknjiženih uz pomoć procedura za automatsko knjiženje dokumentacije iz programskih modula RobPro i MatPro, ova polja se automatski popunjavaju na osnovu uputstava unetih u modelima za knjiženje dokumentacije. Više podataka o sistemu za automatsko knjiženje ili modelima za automatsko knjiženje možete naći ovde...
Ovaj način je pogodan za korisnike koji imaju specifičnosti u poslovanju koje nisu ili ih nije moguće pokriti algoritmom proizvodjača i u ovom slučaju računovodja ima punu kontrolu nad knjiženjem-delegiranjem svake stavke finansijskog naloga u obrascu POPDV.